Як підключити електронну пошту (для адміністратора)

Розповідаємо, як під'єднати e-mail, щоб отримувати та надсилати листи з KeyCRM
Написано Вадим Крижевський
Оновлено 6 місяців тому

Email залишається бути важливим каналом комунікацій. Підключення пошти до вашого кабінету, дозволить обробляти всі листи в одному вікні та одразу створювати  замовлення чи картки воронок.

Важливо! На даний час підключення пошти gmail.com налаштовується по протоколу IMAP. Спочатку внесіть налаштування на стороні пошти, далі для підключення обирайте тип каналу «Email» і дотримуйтесь інструкції нижче.

Підготовка до підключення пошти

Перед підключенням, у налаштуваннях вашої особистої пошти має бути увімкнений POP та IMAP. Ознайомтесь з інструкціями, які містять опис про параметри та налаштування:

Зверніть увагу! Корпоративні пошти, які використовують поштовий сервіс outlook, наразі, не можна під'єднати до KeyCRM. Наша команда працює над впровадженням такої можливості.

Підключення пошти всередині KeyCRM

У вашому кабінеті перейдіть до «Налаштування»«Комунікації» → вкладка «Чати / SMS / Email» та натисніть кнопку «Додати новий канал».

У відкритому вікні на вкладці «Загальні» заповніть наступні дані:

  1. Назва напишіть назву для каналу;
  2. Канал  оберіть тип каналу «Email»;
  3. IMAP хост у кожного поштового сервісу, своя адреса для IMAP хосту. Цю інформацію можна дізнатись у налаштуваннях або інструкціях вашого поштового сервісу;
  4. IMAP порт за замовчуванням встановлений 993, він підходить для більшості пошт. Номер порту можна дізнатись у налаштуваннях або інструкціях вашого поштового сервісу;
  5. SMTP хост у кожного поштового сервісу, своя адреса для SMPT хосту. Цю інформацію можна дізнатись у налаштуваннях або інструкціях вашого поштового сервісу;
  6. SMTP порт — за замовчуванням встановлений 465, він підходить для більшості пошт. Номер порту можна дізнатись у налаштуваннях або інструкціях вашого поштового сервісу;
  7. Ім'я користувача — вкажіть назву пошти, яку ви підключаєте;
  8. Пароль — вкажіть пароль пошти, яку ви підключаєте або пароль додатку (для деяких поштових сервісів);
  9. Шифрування оберіть пункт зі списку;
  10. Ім'я відправника вкажіть ім'я, від якого ваші клієнти будуть отримувати листи;
  11. Зберігати відправлені листи  активуйте перемикач, якщо необхідно зберігати листи на вашій пошті;
  12. Позначати листи як прочитані  активуйте перемикач, якщо необхідно, щоб отримані листи позначались прочитаними на вашій пошті;
  13. Джерело — за необхідністю, оберіть, джерело, яке буде використовуватися за замовчуванням для замовлень створених з цього каналу;
  14. Менеджер — за необхідністю, вкажіть менеджера, на якого одразу призначатимуться всі нові чати з цього каналу. Якщо додати кілька менеджерів — листи призначатимуться на кожного менеджера по черзі. Поле можна залишити порожнім;
  15. Переназначати оператора за потреби активуйте перемикач, щоб автоматично назначався той менеджер, який відповідає на лист;
  16. Зв'язок з воронками — активуйте та оберіть значення:
    • Ні — картки НЕ будуть створюватись з чатів автоматично;
    • Одноразовий — картки будуть створені тільки один раз за умови, що ще не має картки з цього чата;
    • Повторюваний — картки будуть створюватись завжди при відкритті нового тікета в чаті, якщо не має картки чи замовлення в робочих статусах (усі статуси крім успішного і відхилених);
  17. Воронка  оберіть воронку, якщо потрібно автоматично створювати картки з нових листів.  Цей пункт доступний, якщо у вас увімкнений розділ «Воронки».

Коли внесете всі необхідні параметри, натисніть кнопку «Додати». Канал з'явиться у списку підключених. Листи почнуть надходити 1 раз на 10 хв і будуть відображатися у розділі «Чати».

Робота з email у KeyCRM призначена лише для обробки замовлень та запитів від клієнтів. Для корпоративного листування використовуйте спеціальні поштові клієнти.

Як надати доступи користувачам до каналу

Під час або після успішного під'єднання, щоб надати доступ окремим користувачам перейдіть у вкладку «Доступ користувачів». У ній можна обрати:

  1. Всі користувачі — доступ до каналу буде надано всім користувачам;
  2. Вибрані ролі — доступ до каналу буде наданий тільки користувачам, які знаходяться в призначеній ролі:

Якщо необхідно надати доступ до каналу тільки одному користувачу, перейдіть у «Налаштування» → «Ролі», створіть окрему роль і вкажіть її для необхідного користувача.

Після цих дій перейдіть до налаштувань каналу і у вкладці «Доступ користувачів» оберіть цю роль.

Зверніть увагу! Доступ до чатів буде лише у тих ролей, у яких у налаштуваннях ролі надані права «Доступ до чатів».

Якщо оберете «Всі користувачі», доступ буде тільки у користувачів, ролі яких мають ці права.

Якщо оберете «Вибрані ролі», можна вказати певні ролі, яким будуть доступні чати цього каналу за умови, що вони мають права «Доступ до чатів».

Тепер у вас є можливість надсилати листи вручну або налаштувати автоматичну відправку з заготовленими шаблонами повідомлень.

Теги: листи, пошта, імейл, мило, мейл, джмейл, лист, e-mail, email, mail, жмейл, джмайл, жмайл, гугл, емейл, письма, imap, pop, pop3, gmail, outlook, ukr.net, ukr net

Чи була наша стаття корисною?