Автоматична фіскалізація чеків

Розповідаємо, як автоматизувати процес фіскалізації оплат у замовленнях
Написано Юлія Бакум
Оновлено 3 тижні тому

У KeyCRM ви можете створювати фіскальні чеки окремо по кожному платежу від покупця під час обробки замовлення.

З допомогою тригерів, можна автоматизувати створення та скасування фіскальних чеків, що дозволяє не тільки заощадити велику кількість часу, а також запобігти можливим помилкам, які можливо допустити під час ручної фіскалізації.

Перед налаштуваннями необхідно:

  • Під'єднати та налаштувати касу програмного РРО: Checkbox, Вчасно;
  • Обрати джерела, в налаштуваннях каси на вкладці «Параметри», для замовлень з яких потрібна фіскалізація;
  • Вказати усі оплати з CRM, в налаштуваннях каси на вкладці «Способи оплати», платежі з яких необхідно буде фіскалізувати;
  • Ознайомитись з інструкцією по тригерній автоматизації для замовлень.
Ми рекомендуємо створити окремі статуси замовлень для тригера автоматичної фіскалізації, щоб ви випадково не перевели замовлення в статус, який запустить процес фіскалізації.

Налаштування тригера автоматичної фіскалізації

Ми маємо детальну інструкцію створення тригерів, тому зараз розглянемо тільки саму дію фіскалізації.

Під час налаштування тригера виберіть дію «Фіскалізація», відкриються додаткові поля для налаштувань:  

  1. Дія для виконання: за замовченням вибрано «Фіскалізувати»;
  2. Каса: виберіть одну з активних кас для фіскалізації;
  3. Тип оплати в CRM: оберіть усі або потрібні типи оплат, платежі з яких потрібно фіскалізувати. 
    Важливо! Обрані типи оплат мають бути обов'язково вказані в налаштуваннях способів оплат в касі.
  4. Статус оплатиСплачено, Не сплачено — можливо два значення або одне з них.

Щоб фіскалізувати чеки для декількох замовлень, ви можете створити тригер на зміну статусу, вибрати замовлення і масово перевести їх у цей статус для запуску фіскалізації по ним. 

Налаштування тригера для скасування фіскалізації

Налаштуйте тригер на зміну статусу замовлення на той, в який переходить замовлення при скасуванні оплат та поверненні коштів. 

Для скасування фіскалізації та створення чеків повернення для платежів, оберіть дію «Фіскалізація» і виберіть «Скасувати фіскалізацію»:

  • Тригер скасує фіскалізацію усіх платежів в замовленні;
  • Скасування відбувається через касу, якою було фіскалізовано чек, тому вона має бути увімкненою.

Особливості роботи автоматичної фіскалізації

  • Фіскалізація відбувається через обрану в налаштування тригера касу;
  • Фіскалізуються тільки платежі з обраними в налаштування тригера типами оплат і статусами оплат;
  • Фіскалізуються тільки НЕ фіскалізовані платежі;
  • При фіскалізації для кожного платежу береться відповідний спосіб фіскалізації і тип з налаштувань каси;
  • Якщо у типу оплати немає зв’язку зі способом фіскалізації в обраній касі, то він не фіскалізується;
  • Якщо на момент виконання тригера обрана каса неактивна, то тригер не виконується;
  • Якщо на момент фіскалізації закрита зміна, то вона автоматично відкривається
  • Якщо НЕ вдалося провести фіскалізацію чи скасування фіскалізації, то відправляється сповіщення в системі про помилку з вказанням номера замовлення менеджеру замовлення та адміністраторам CRM. 
Зверніть увагу! Фіскалізація відбувається не миттєво, тому якщо ви відправляєте автоматично повідомлення з посиланням на фіскальний чек, зробіть окремий відкладений тригер для цього.

Як фіскалізувати післяплату після отримання посилки на пошті

Для автоматичної фіскалізації післяплати потрібно:

  1. Додати платіж в замовлення на суму післяплати. Для інтегрованих доставок в налаштуваннях можна вказати автоматичне створення платежу після оформлення ТТН;
  2. Налаштувати правила зміни статусу замовлення залежно від статусу доставки;
  3. Налаштувати тригер з дією «Фіскалізація» на статус замовлення в який воно переходить, після отримання посилки на пошті;

Коли покупець отримує посилку на пошті, змінюється статус доставки посилки. Відповідно відстеження трекінг коду в замовленні змінює статус замовлення згідно з налаштованими правилами, а тригер по цьому статусу фіскалізує платіж.

Тепер ви можете автоматично фіскалізувати платежі чи скасовувати фіскалізацію у замовленнях. Посилання на фіскальні чеки додавайте змінною в шаблони повідомлень і виконуйте автоматичну відправку чеків вашим покупцям.

Теги: автоматична фіскалізація, фіскалізувати масово, фіскалізація тригером, фіскалізація післяплати, фіскалізація після отримання на пошті, фіскалізувати автоматично
Чи була наша стаття корисною?