Автоматизація для замовлень в KeyCRM

Розповідаємо, як додавати та налаштовувати тригери для замовлень, щоб автоматизувати бізнес-процеси
Написано Богдан Починок
Оновлено 3 тижні тому

Автоматизація бізнес-процесів дозволяє не тільки заощадити велику кількість часу, а також запобігти можливим помилкам, яких можуть допускати ваші співробітники.

Важливо! Можливості автоматизації обов'язково будуть розширюватись у майбутніх оновленнях!

Створення тригера

Щоб додати новий тригер, перейдіть до «Налаштування»«Додатково»«Автоматизація» та натисніть кнопку «Додати тригер».

У вікні, що відкрилось, заповніть поля:

  • Назва: напишіть назву, по якій ви будете розуміти, як працює тригер;
  • Подія: оберіть дію в замовленні, яка запустить тригер;
  • Час виконання: встановіть час, через який тригер почне працювати після події обраної вище;
  • Умови для виконання: встановіть умови, щоб тригер перевірив чи підходить замовлення в якому спрацювала подія для виконання тригера;
  • Дії: вкажіть дії, які має зробити тригер, якщо виконуються задані умови:

Далі розглянемо детальніше кожен параметр налаштувань тригера окремо.

Подія

Подія — це процес, після якого запускається тригер. Вибрав подію у вас відкриється додаткове поле «Значення», в якому необхідно вибрати статус або одразу декілька статусів.

Доступні події на цей час:

  • Зміна статусу замовлення — тригер запуститься після того, як замовлення перейде в один з статусів вказані у полі «Значення»;
  • Зміна статусу оплати — тригер запуститься після того, як статус оплати всього замовлення перейде в один з статусів вказані у полі «Значення».
Щоб запустити тригер в момент створення замовлення оберіть подію «Зміна статусу замовлення» і у значенні вкажіть статус «Новий».

Час виконання

Встановіть час, через який тригер почне працювати після того, як в замовленні відбулась обрана подія:

  • Відразу — тригер виконає відразу після запуску перевірку умов і дії;
  • Через — відкладіть спрацювання тригера на певний час, максимально доступно до 30 днів. Можна встановити хвилини, години та дні:

Важливо! Якщо ви встановите час виконання тригера, наприклад, через 5 днів, то задані умови перевірятимуться лише через 5 днів, після запуску тригера.

Умови виконання

Вкажіть умови, які мають бути дотримані у замовленні для того, щоб тригер виконав дії.

Можете додати декілька умов натиснув + та створити декілька груп з умовами натиснув кнопку «Додати групу умов».

Вказати мають виконувати всі умови чи одна з них як на рівні груп, так і в середині групи можна обравши відповідну опцію з випадаючого списку. 

Приклад: Маємо дві групи з умовами на скрині вище, яким вказано, що мають виконуватись «Всі» групи:

1 група буде виконана тільки якщо замовлення підходить під всі задані в середині групи умови. 2 група буде виконана якщо замовлення підходить під одну з умов вказаних в середині цієї групи. 

Відповідно тригер спрацює тільки якщо замовлення в статусі «Пакування» і має трекінг код, і сплачене + вказано джерело API або тег green.

Умови, доступні на цей час:

  • статус замовлення — якщо ви вказуєте статуси в полі «Включає», для спрацювання тригера замовлення має бути у цьому статусі. У полі «Не включає» тригер спрацює для всіх замовлень, які перебувають не в цьому статусі;
    Зверніть увагу! Якщо вам необхідно, щоб відкладений тригер виконався тільки в тому випадку, якщо замовлення все ще знаходиться в статусі, який вказаний у події, тоді потрібно ще раз вказати цей же статус в умовах тригера!
  • джерело — якщо ви вказуєте джерела в полі «Включає», для спрацьовування тригера замовлення має бути з одного з цих джерел. У полі «Не включає» тригер спрацює для всіх замовлень, в яких вказані інші джерела;
  • менеджер замовлення — якщо ви вказуєте «Включає», тригер спрацює для всіх замовлень, в яких вказаний обраний менеджер. Якщо «Не включає», тригер спрацює для всіх замовлень, в яких не назначений обраний менеджер;
  • статус оплати — якщо ви вказуєте статуси оплат у полі «Дорівнює», для спрацювання тригера у замовленні має бути оплата з цим статусом. У полі «Не дорівнює» тригер спрацює для всіх замовлень, з іншими статусами оплат;
  • трекінг код — якщо ви вказуєте «Має», тригер спрацює для всіх замовлень, які мають трекінг код. Якщо «Немає», тригер спрацює для всіх замовлень, без трекінгу коду;
  • служба доставки — якщо ви вказуєте «Включає», тригер спрацює для всіх замовлень, в яких вказана ця служба доставки. Якщо «Не включає», тригер спрацює для всіх замовлень, в яких не вказана служба доставки або вказані інші;
  • країна доставки — якщо ви вказуєте «Включає», тригер спрацює для всіх замовлень, в яких вказана обрана країна. Якщо «Не включає», тригер спрацює для всіх замовлень, в яких не вказана обрана країна;
  • теги — якщо ви вказуєте «Включає», тригер спрацює для всіх замовлень, в яких вказаний цей тег. Якщо «Не включає», тригер спрацює для всіх замовлень, в яких не вказано цей тег;
  • відповідальні — якщо ви вказуєте «Включає», тригер спрацює для всіх замовлень, в яких вказаний обраний відповідальний. Якщо «Не включає», тригер спрацює для всіх замовлень, в яких не назначений обраний відповідальний;
  • загальна вартість замовлення — вказуєте необхідне значення та обираєте умову для вказаної суми:

Дія

В останньому параметрі вам необхідно вказати, яку саме дію буде виконуватиме тригер.

Ви можете вибрати як одну, так і одразу декілька різних дій:

  • Змінити менеджера;
  • Змінити статус;
  • Змінити службу доставки - спрацює тільки в тому випадку, якщо в замовленні немає трекінгу коду;
  • Створити задачу;
  • Редагувати теги — видалення та додавання нових;
  • Редагувати відповідальних дозволяє додати нових або видалити існуючих відповідальних у замовленні;
  • Додати витрати — фіксовану суму або у відсотку від суми замовлення;
  • Змінити статус оплати — статус оплати буде змінено в усіх доданих оплатах у замовленні;
  • Написати повідомлення — завчасно створіть шаблон повідомлення з контекстом Замовлення, щоб обрати його для відправки. Ви можете вибрати декілька резервних каналів і встановити бажані години в які будуть надсилатись повідомлення;
  • Відправити webhook:

Після збереження тригера система автоматично відстежуватиме замовлення і як тільки в одному з них відбудеться задана подія, вона через встановлений час перевірить дотримання всіх умов і у разі їх відповідності — виконає вказану вами дію!

Редагування та видалення тригера

Якщо після збереження тригера вам необхідно його відредагувати або видалити, перейдіть до розділу «Автоматизація» і натисніть на значок «олівця» або «кошика»:

У списку ви можете за потреби вмикати і вимикати тригери в процесі роботи.

Теги: тригери, триггери, автоматично, сценарій, правила, автоматизація, бізнес процес
Чи була наша стаття корисною?