Ефективний розподіл навантаження на менеджерів дозволяє уникнути перевантажень, забезпечуючи швидшу обробку запитів.

У KeyCRM ви можете автоматично розподіляти замовлення, чати та дзвінки, що забезпечує рівномірний розподіл навантаження, покращуючи обслуговування клієнтів та оптимізуючи робочі процеси.

Призначення замовлень на менеджерів

Існує декілька варіантів призначення залежно від того, як створюється замовлення:

• Вручну в CRM — за замовчуванням вказується той користувач, який створює нове замовлення. За потреби можна обрати іншого користувача або створити без призначення — автоматичний розподіл не діє;
• По API — у параметрі "manager_id" можна передати ідентифікатор користувача, на якого буде призначено замовлення. Якщо не передавати, буде діяти автоматичний розподіл;
• З підключених інтеграцій — розподіляються між менеджерами відповідно до вказаних налаштувань автоматичного розподілу в джерелі.

Налаштування автоматичного розподілу замовлень

1. Перейдіть до розділу «Налаштування» → «Джерела». З'явиться список підключених джерел;

2. Відкрийте налаштування потрібного джерела, щоб вказати або змінити параметри розподілу нових замовлень;

3. У полі «Менеджер»:

• Вкажіть менеджера, на якого автоматично призначатимуться всі замовлення з цього джерела;
• Якщо додати кількох менеджерів, замовлення розподілятимуться по черзі між ними;
• Якщо залишити поле порожнім, замовлення будуть створюватись без призначення менеджера.

Призначення карток воронки на менеджерів

Існує декілька варіантів призначення залежно від того, як створюється картка:

• Вручну в CRM — за замовчуванням вказується той користувач, який створює нову картку. За потреби можна обрати іншого користувача або створити без призначення — автоматичний розподіл не діє;
• Автоматично з іншої воронки (дія з успішною карткою) — назначатимуться на менеджера за яким була закріплена картка з якої створюється нова;
• Автоматично з чату — назначатимуться на менеджера, на якого назначено чат. Якщо чат без призначення, то картка також буде створена без призначення;
• Автоматично з дзвінка — менеджером картки призначається той користувач, на якого надійшов дзвінок. Якщо цей дзвінок був пропущеним, менеджер залишиться порожнім;
• По API — у параметрі "manager_id" можна передати ідентифікатор користувача, на якого буде призначено картку. Якщо не передавати, буде діяти автоматичний розподіл;
• З підключених інтеграцій — розподіляються між менеджерами відповідно до вказаних налаштувань автоматичного розподілу у воронці.

Налаштування автоматичного розподілу карток

1. Перейдіть до розділу «Налаштування» → «Воронки». З'явиться список воронок;

2. Відкрийте налаштування потрібної воронки, щоб вказати або змінити параметри розподілу нових карток;

3. У полі «Розподіл нових карток»:

• Вкажіть менеджера, на якого автоматично призначатимуться картки;
• Якщо додати кількох менеджерів, картки розподілятимуться по черзі між ними;
• Якщо залишити поле порожнім, картки будуть створюватись без призначення менеджера.

Призначення чатів на менеджерів

Якщо чат закріплений за менеджером, змінити призначення можна лише вручну. Або чат може бути переназначено на менеджера, який надіслав повідомлення в чужому чаті (якщо активовано в налаштуваннях).

Автоматичний розподіл чатів діє: 

1. При створенні нових діалогів;
2. При повторному відкритті чату, який був без призначення (коли в закритий чат без призначення знов написав клієнт і чат відкрився).

Налаштування автоматичного розподілу чатів

1. Перейдіть до розділу «Налаштування» → «Комунікації» → вкладка «Чати / SMS / Email», де знаходиться список підключених каналів комунікацій;

2. Відкрийте налаштування потрібного каналу, щоб вказати або змінити параметри розподілу нових чатів;

3. На вкладці «Додатково» в полі «Менеджер»:

• Вкажіть менеджера, на якого автоматично призначатимуться чати;
• Якщо додати кількох менеджерів, чати розподілятимуться по черзі між ними;
• Якщо залишити поле порожнім, чати будуть створюватись без призначення менеджера.

Призначення дзвінків на менеджерів

Вхідні дзвінки можна розділити на два типи:

• Дзвінок від покупця, який має відповідального менеджера — у такому разі дзвінок буде направлений саме на цього менеджера, а картка дзвінка з'явиться відразу при дзвінку (виключення: Ringostat, в ньому картка завжди буде відображатись після підняття слухавки);
• Дзвінок від покупця, який не має відповідального менеджера (або просто новий клієнт) — у такому разі дзвінок буде направлений на менеджера, згідно з правилами маршрутизації на стороні вашої телефонії. Картка дзвінка з'явиться лише після того, як ви піднімете слухавку.

Відповідального менеджера для покупця можна вказати в його картці в полі «Менеджер»: