Імпорт (завантаження) замовлень із файлу в KeyCRM

Розбираємось як імпортувати список замовлень, які ви вели в іншому місці.
Написано Богдан Починок
Оновлено 1 тиждень тому

Якщо ви раніше працювали в іншій CRM, Google Таблицях або Excel, а зараз хочете перейти в KeyCRM, зберігши історію замовлень, вам необхідно зробити імпорт старої бази.

Зверніть увагу! Ми рекомендуємо перший імпорт виконати для 5-10 замовлень, щоб переконатися, що структура файлу є коректною і дані імпортуються правильно.
Після цього можна приступати до імпорту інших замовлень!

Імпорт здійснюється за кілька кроків, але для початку опишемо кілька  важливих моментів:

  • щоб система не нарахувала вам платіж за імпортовані замовлення ($9 за 200 замовлень), обов'язково імпортуйте стовпчик «Дата оформлення замовлення»;
  • окремо імпортувати покупців із замовлень не потрібно, вони додадуться автоматично при створенні замовлення в момент імпорту замовлень;
  • разом із замовленнями, можна імпортувати як кастомні поля для замовлень, так і покупців;
  • якщо ПІБ зазначено різними полями, то кожному з них встановіть "Повне ім'я";
  • при імпорті замовлень, якщо вказується артикул товару, який вже є в системі, то товар  автоматично прив'язується до цього товару в каталозі. Якщо артикул товару не вказано, товари в замовленні створюються як разові, тобто без прив'язки до каталогу.

Крок 1. Підготовка файлу

Для того, щоб ваш файл правильно завантажився, а дані імпортувалися - його потрібно підготувати:

  • допустимі формати: *.xlsx, *.csv, *.ods;
  • якщо у замовленні кілька товарів, то кожен товар має бути окремим рядком, з обов'язковим зазначенням колонки «Замовлення: № замовлення», до якого він належить, інакше буде створено нове замовлення. При цьому, якщо потрібно зберегти номер замовлення на зовнішньому ресурсі, продублюйте цю колонку та вкажіть для неї відповідність «Замовлення: № замовлення джерела»;
  • якщо товар має властивості, то вказуйте їх в одній клітині, в такому форматі: «Властивість: Значення; Властивість2: Значення; (без лапок, обов'язково розділяючи крапкою з комою);
  • зображення товарів імпортуються через посилання. Тому потрібно створити окремий стовпець, у якому кожному за товару вказати посилання його зображення;
  • номери телефонів, найкраще, вказувати у міжнародному форматі з плюсом – «+380ХХХХХХХХХ»;
  • кілька телефонів або email-адрес можна вказувати через кому або в окремих стовпцях;
  • Ім'я та прізвище можна вказувати як в одному стовпці, так і в різних.

Крок 2. Завантаження файлу в KeyCRM

Перейдіть до розділу «Замовлення», натисніть на трикутник біля кнопки «Додати замовлення» та виберіть «Імпорт замовлень із файлу»:

У вікні відображатиметься історія всіх попередніх імпортів. Щоб зробити новий, натисніть кнопку «Вибрати файл для імпорту» у верхньому правому кутку:

Після того, як файл вибраний ви побачите які дані розпізнала система.

Зверніть увагу! Якщо всі дані з таблиці формату csv відображаються в одному стовпці, необхідно вказати роздільник у полі над таблицею.

Крок 3. Налаштування імпорту

Параметри імпорту

Насамперед потрібно налаштувати параметри самого імпорту (поля зверху таблиці):

  • почати з рядка - вкажіть рядок, з якого система почне імпортувати замовлення;
  • джерело - джерело, в якому будуть створені замовлення після імпорту;
  • статус — у цьому статусі створяться всі замовлення після імпорту (якщо потрібно створити замовлення у різних статусах, ви можете розділити таблицю за ними та імпортувати замовлення окремо):

Відповідності колонок

Після налаштування параметрів, необхідно вказати яка колонка у таблиці відповідатиме за конкретне поле в замовленні та покупці.

Зверху над кожною колонкою є рядок із кнопками «Вибрати», натисніть на неї, щоб розгорнути список усіх доступних полів і виберіть те, що відповідає інформації в колонці:

Щоб не перевантажувати браузер, у цьому вікні відображається лише 20 рядків з файлу, але після запуску імпорту інформація підтягнеться з усіх рядків.

Коли переконаєтесь, що всі дані коректно розпізнані та виставите відповідність колонок, натисніть кнопку «Імпорт» у нижньому правому кутку.

Зверніть увагу! Система автоматично об'єднає дублі, якщо співпадуть дані покупців повністю. Якщо ж співпадає лише частина даних - буде відмітка потенційного дубля (пізніше можна буде об'єднати вручну).

Дії після успішного імпорту

Після імпорту ви побачите повідомлення про успішне завершення (або отримаєте повідомлення на пошту, якщо файл був досить великий).

Також в історії імпортів з'явиться запис, в якому буде видно:

  • кількість імпортованих рядків;
  • кількість нових замовлень;
  • кількість рядків, які не вдалося імпортувати через некоректні дані (навівши на значок «!», ви зможете побачити які саме рядки не імпортувалися, а також причину помилки);
  • кнопка для скасування імпорту (у момент скасування система видаляє всі замовлення та покупці, які створилися після імпорту. Доступна лише протягом 24-х годин з моменту імпорту):

Теги: импорт, імпорт, импортировать, імпортувати, импорт заказов, імпорт замовлень 

Чи була наша стаття корисною?