Імпорт (завантаження) замовлень із файлу в KeyCRM

Розбираємось як імпортувати замовлення, які ви вели в іншій системі
Написано Богдан Починок
Оновлено 1 місяць тому

Якщо ви раніше працювали в іншій CRM, Google Таблицях або Excel, а зараз хочете перейти в KeyCRM, зберігши історію замовлень, вам необхідно зробити імпорт цих замовлень старої бази.

Зверніть увагу! Ми рекомендуємо перший імпорт виконати для 5-10 замовлень, щоб переконатися, що структура файлу є коректною і дані імпортуються правильно.
Після цього можна розпочинати імпорт інших замовлень!

Крок 1. Підготовка файлу

Для того, щоб ваш файл правильно завантажився і дані коректно імпортувалися — його потрібно підготувати:

  • допустимі формати імпорту: *.xlsx, *.csv, *.ods;

  • кодування файлу має бути UTF-8;

Крок 2. Завантаження файлу в KeyCRM

Перейдіть до розділу «Продажі» → «Замовлення», натисніть на трикутник біля кнопки «Додати замовлення» та оберіть «Імпорт замовлень з файлу»:

У вікні буде відображатись історія всіх попередніх імпортів. Щоб виконати новий імпорт, натисніть кнопку «Вибрати файл для імпорту» у верхньому правому кутку:

Після того, як файл вибраний ви побачите які дані розпізнала система.

Зверніть увагу! Якщо всі дані з таблиці формату csv відображаються в одному стовпці, необхідно вказати роздільник у полі над таблицею.

Крок 3. Налаштування імпорту

Параметри імпорту

Насамперед потрібно налаштувати параметри самого імпорту (поля вище таблиці):

  1. Почати з рядка — вкажіть рядок, з якого система почне імпортувати замовлення;
  2. Джерело — оберіть джерело, яке буде відображатись у картках;
  3. Статус — оберіть статус, в якому будуть перебувати імпортовані замовлення (якщо потрібно створити замовлення у різних статусах, ви можете розділити таблицю за ними та імпортувати замовлення окремо):

Відповідності колонок

Після налаштування параметрів необхідно вказати, колонки в таблиці, які відповідатимуть за конкретне поле в картці.

Зверху над кожною колонкою є рядок із кнопками «Вибрати», натисніть на неї, щоб розгорнути список усіх доступних полів і оберіть ті, які відповідають інформації в колонці:

Коли переконаєтесь, що всі дані коректно розпізнані, і виставите відповідність, натисніть кнопку «Імпорт» у нижньому правому кутку.

За замовченням система відображає тільки 20 рядків з файлу імпорту, щоб не перевантажувати ваш браузер.

Рекомендації по налаштуваннях

  • Щоб система не нарахувала вам платіж за імпортовані замовлення ($9 за 200 замовлень), обов'язково вкажіть стовпчик «Замовлення: Час оформлення» у якому мають бути вказані дати минулих місяців;

  • Разом із замовленнями можна імпортувати користувацькі поля як для замовлень, так і покупців;

  • Окремо імпорт покупців виконувати не потрібно, вони створяться автоматично в момент імпорту замовлень;
  • Якщо у замовленні декілька товарів, то кожен товар має бути окремим рядком, з обов'язковим зазначенням колонки «Замовлення: № замовлення», до якого він належить, інакше буде створено нове замовлення.
    Якщо потрібно зберегти номер замовлення на зовнішньому ресурсі, продублюйте цю колонку та вкажіть для неї відповідність «Замовлення: № замовлення джерела»
  • Зображення товарів імпортуються через посилання. Тому потрібно створити окремий стовпець, у якому кожному за товару вказати посилання його зображення;

  • Якщо позначаєте артикул товару, який вже заведений у каталозі в KeyCRM, то він автоматично прив'язується до нього.
    Якщо артикул товару не вказаний, товари в замовленні створюються як разові, тобто без прив'язки до каталогу.
  • Номери телефонів, краще, вказувати у міжнародному форматі з плюсом – «+380ХХХХХХХХХ»;

  • Якщо у файлі вказано декілька телефонів або email-адрес їх можна вказати через кому або обрати однакові значення, якщо вони вказані в окремих стовпцях;

  • Якщо ПІБ клієнта зазначено у різних стовпчиках, то кожному з них оберіть стовпчик «Покупець: Повне ім'я»;

  • Якщо товар має властивості, то вказуйте їх в одній клітині, в такому форматі: «Властивість; Значення» (без лапок, обов'язково розділяючи крапкою з комою);
    Або обрати однакові значення, якщо вони вказані в окремих стовпцях.
Зверніть увагу! Система автоматично об'єднає дублі покупців, якщо їх дані повністю збігаються.
Якщо ж збігається лише частина даних — буде відмітка потенційного дубля (пізніше можна буде об'єднати вручну).

Дії після успішного імпорту

Після імпорту ви побачите повідомлення про успішне завершення (або отримаєте повідомлення на пошту, якщо файл був досить великий).

Також в історії імпортів з'явиться запис, в якому буде видно:

  • кількість імпортованих рядків;
  • кількість нових замовлень;
  • кількість рядків, які не вдалося імпортувати через некоректні дані (навівши на іконку «!», ви зможете побачити які саме рядки не імпортувалися, а також причину помилки);
  • кнопка для «скасування імпорту» буде доступна тільки протягом 24-х годин, з моменту імпорту (у момент скасування система видалить усі замовлення і покупців, які створилися після імпорту):

Теги: імпорт, імпортувати замовлення, імпорт замовлень, замовлення, завантажити замовлення, імпрот

Чи була наша стаття корисною?