Якщо ви раніше працювали в іншій CRM, Google Таблицях або Excel, а зараз хочете перейти в KeyCRM, зберігши історію замовлень, вам необхідно зробити імпорт старої бази.

Імпорт здійснюється за кілька кроків, але для початку опишемо кілька  важливих моментів:

• щоб система не нарахувала вам платіж за імпортовані замовлення ($9 за 200 замовлень), обов'язково імпортуйте стовпчик «Дата оформлення замовлення»;
• окремо імпортувати покупців із замовлень не потрібно, вони додадуться автоматично при створенні замовлення в момент імпорту замовлень;
• разом із замовленнями, можна імпортувати як кастомні поля для замовлень, так і покупців;
• якщо ПІБ зазначено різними полями, то кожному з них встановіть "Повне ім'я";
• при імпорті замовлень товари створюються як «разові», тобто вони не додадуться до каталогу товарів (а також не зв'яжуться з вже існуючими товарами);

Крок 1. Підготовка файлу

Для того, щоб ваш файл правильно завантажився, а дані імпортувалися - його потрібно підготувати:

• допустимі формати: *.xlsx, *.csv, *.ods;
• якщо у замовленні кілька товарів, то кожен товар має бути окремим рядком, з обов'язковим зазначенням колонки «Замовлення: № замовлення», до якого він належить, інакше буде створено нове замовлення. При цьому, якщо потрібно зберегти номер замовлення на зовнішньому ресурсі, продублюйте цю колонку та вкажіть для неї відповідність «Замовлення: № замовлення джерела»;
• якщо товар має властивості, то вказуйте їх в одній клітині, в такому форматі: «Властивість: Значення; Властивість2: Значення; (без лапок, обов'язково розділяючи крапкою з комою);
• зображення товарів імпортуються через посилання. Тому потрібно створити окремий стовпець, у якому кожному за товару вказати посилання його зображення;
• номери телефонів, найкраще, вказувати у міжнародному форматі з плюсом – «+380ХХХХХХХХХ»;
• кілька телефонів або email-адрес можна вказувати через кому або в окремих стовпцях;
• Ім'я та прізвище можна вказувати як в одному стовпці, так і в різних.

Крок 2. Завантаження файлу в KeyCRM

Перейдіть до розділу «Замовлення», натисніть на трикутник біля кнопки «Додати замовлення» та виберіть «Імпорт замовлень із файлу»:

У вікні відображатиметься історія всіх попередніх імпортів. Щоб зробити новий, натисніть кнопку «Вибрати файл для імпорту» у верхньому правому кутку:

Після того, як файл вибраний ви побачите які дані розпізнала система.

Крок 3. Налаштування імпорту

Параметри імпорту

Насамперед потрібно налаштувати параметри самого імпорту (поля зверху таблиці):

• почати з рядка - вкажіть рядок, з якого система почне імпортувати замовлення;
• джерело - джерело, в якому будуть створені замовлення після імпорту;
• статус — у цьому статусі створяться всі замовлення після імпорту (якщо потрібно створити замовлення у різних статусах, ви можете розділити таблицю за ними та імпортувати замовлення окремо):

Відповідності колонок

Після налаштування параметрів, необхідно вказати яка колонка у таблиці відповідатиме за конкретне поле в замовленні та покупці.

Зверху над кожною колонкою є рядок із кнопками «Вибрати», натисніть на неї, щоб розгорнути список усіх доступних полів і виберіть те, що відповідає інформації в колонці:

Коли переконаєтесь, що всі дані коректно розпізнані та виставте відповідність колонок, натисніть кнопку «Імпорт» у нижньому правому кутку.

Дії після успішного імпорту

Після імпорту ви побачите повідомлення про успішне завершення (або отримаєте повідомлення на пошту, якщо файл був досить великий).

Також в історії імпортів з'явиться запис, в якому буде видно:

• кількість імпортованих рядків;
• кількість нових замовлень;
• кількість рядків, які не вдалося імпортувати через некоректні дані (навівши на значок «!», ви зможете побачити які саме рядки не імпортувалися, а також причину помилки);
• кнопка для скасування імпорту (у момент скасування система видаляє всі замовлення та покупці, які створилися після імпорту. Доступна лише протягом 24-х годин з моменту імпорту):