Импорт (загрузка) заказов из файла в KeyCRM

Разбираемся как импортировать заказы, которые вы вели в другой системе
Автор Максим Киричек
Обновлено 4 дня назад

Если вы ранее работали в другой CRM, Google Таблицах или Excel, а сейчас хотите перейти в KeyCRM, сохранив историю заказов, вам необходимо сделать импорт этих заказов старой базы.

Обратите внимание! Мы рекомендуем первый импорт выполнить для 5-10 заказов, чтобы убедится, что структура файла корректная и данные импортируются правильно. 
После чего можно приступать к импорту остальных заказов

Шаг 1. Подготовка файла

Для того чтобы ваш файл правильно загрузился и данные корректно импортировались — его нужно подготовить:

  • допустимые форматы импорта: *.xlsx, *.csv, *.ods;
  • кодировка файла должна быть UTF-8;

Шаг 2. Загрузка файла в KeyCRM

Перейдите в раздел «Продажи» → «Заказы», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить заказ» и выберите «Импорт заказов из файла»:

В окне будет отображаться история всех предыдущих импортов. Чтобы выполнить новый импорт, нажмите кнопку «Выбрать файл для импорта» в верхнем правом углу:

После того, как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.

Обратите внимание! Если все данные из таблицы формата csv отображаются в одном столбце, необходимо указать разделитель в поле над таблицей.

Шаг 3. Настройка импорта

Параметры импорта

В первую очередь нужно настроить параметры самого импорта (поля выше таблицы):

  1. Начать со строки — укажите строку, с которой система начнет импортировать заказы;
  2. Источник выберите источник, который будет отображаться в карточках;
  3. Статус — выберите статус, в котором будут находиться импортируемые заказы (если нужно создать заказы в разных статусах, вы можете разделить таблицу по ним и импортировать заказы отдельно):

Соответствия колонок

После настройки параметров необходимо указать, колонки в таблице, которые будут отвечать за конкретное поле в карточке.

Сверху над каждой колонкой есть строка с кнопками «Выбрать», нажмите на нее, чтобы развернуть список всех доступных полей и выберите те, которые соответствуют информации в колонке:

Когда убедитесь, что все данные корректно распознаны, и выставите соответствие, нажмите кнопку «Импорт» в нижнем правом углу.

По умолчанию система отображает только 20 строк из файла импорта, чтобы не перегружать ваш браузер.

Рекомендации по настройкам

  • Чтобы система не начислила вам платеж за импортированные заказы ($9 за 200 заказов), обязательно укажите столбец «Заказы: Время оформления»;
  • Вместе с заказами можно импортировать пользовательские поля как для заказов, так и покупателей;
  • Отдельно импорт покупателей выполнять не нужно, они создадутся автоматически в момент импорта заказов;
  • Если в заказе несколько товаров, то каждый товар должен быть отдельной строкой, с обязательным указанием колонки «Заказ: № заказа», к которому он относится, иначе будет создан новый заказ.
    Если нужно сохранить номер заказа с внешнего ресурса, продублируйте эту колонку и укажите для нее соответствие «Заказ: № заказа источника»;
  • Изображения товаров импортируются через ссылки. Поэтому нужно создать отдельный столбец, в котором каждому товару указать ссылку на его изображение;
  • Если отмечаете артикул товара, который уже заведен в каталоге в KeyCRM, то он автоматически привязывается к нему.
    Если артикул товара не указан, товары в заказе создаются как разовые, т.е. без привязки к каталогу.
  • Номера телефонов, лучше, указывать в международном формате с плюсом - «+380ХХХХХХХХХ»;
  • Если в файле указано несколько телефонов или email-адресов их можно указать через запятую или выбрать одинаковые значения колонок, если они указаны в отдельных столбцах;
  • Если ФИО клиента указано в разных столбцах, то каждому из них выберите столбец «Покупатель: Полное имя»;
  • Если товар имеет свойства, то указывайте их в одной клетке, в таком формате: «Свойство; Значение» (без кавычек, обязательно разделяя точкой с запятой);
    Или выбрать одинаковые значения, если они указаны в отдельных столбцах.
Обратите внимание! Система автоматически объединит дубли покупателей, если их данные полностью совпадают. Если совпадает лишь часть данных — будет отметка потенциального дубля (позже можно будет объединить вручную).

Действия после успешного импорта

После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (или получите уведомления на почту, если файл был достаточно большой).

Также в истории импортов появится запись, в которой будет видно:

  • количество импортированных строк;
  • количество новых заказов;
  • количество строк, которые не удалось импортировать из-за некорректных данных (наведя на значок «!» вы сможете увидеть какие именно строки не импортировались, а также причину ошибки);
  • кнопка для «отмены импорта» будет доступна только в течение 24-х часов, с момента импорта (в момент отмены система удалит все заказы и покупателей, которые создались после импорта):

Теги: импорт, импортировать заказы, импорт заказов, заказы, загрузить заказы, загрузить заказы
Оцените эту статью