Загрузка (импорт) заказов из файла в KeyCRM

Разбираемся как импортировать список заказов, которые вы вели в другом месте.
Автор Максим Киричек
Обновлено 3 недели назад

Если вы ранее работали в другой CRM, Google Таблицах или Excel, а сейчас хотите перейти в KeyCRM, сохранив историю заказов, то вам необходимо сделать импорт старой базы.

Обратите внимание! Мы рекомендуем первый импорт выполнить для 5-10 заказов, чтобы убедится, что структура файла корректная и данные импортируются правильно. 
После чего можно приступать к импорту остальных заказов

Импорт осуществляется в несколько шагов, но для начала опишем несколько очень важных моментов:

  • чтобы система не начислила вам платеж за импортируемые заказы ($9 за 200 заказов), обязательно импортируйте колонку «Дата оформления заказа»;
  • отдельно импортировать покупателей из заказов не нужно, они добавятся автоматически, при создании заказа в момент импорта заказов;
  • вместе с заказами, можно импортировать как пользовательские поля заказов, так и покупателей;
  • если ФИО указано разными полями, то каждому из них установите «Полное имя»;
  • при импорте заказов, товары создаются как «разовые», то есть они не добавятся в каталог товаров.

Шаг 1. Подготовка файла

Для того чтобы ваш файл правильно загрузился, а данные импортировались — его нужно подготовить:

  • допустимые форматы: *.xlsx, *.csv, *.ods;
  • кодировка файла должна быть UTF-8;
  • если в заказе несколько товаров, то каждый товар должен быть отдельной строкой, с обязательным указанием колонки «Заказ: № заказа», к которому он относится, иначе будет создан новый заказ. При этом, если нужно сохранить номер заказа на внешнем ресурсе — продублируйте эту колонку и укажите для неё соответствия «Заказы: № заказа источника»;
  • если у товара есть свойства, то указывайте их в одной ячейке, в таком формате: «Свойство: Значение; Свойство2: Значение;» (без кавычек, обязательно разделяя точкой с запятой);
  • изображения товаров импортируются через ссылки. Поэтому нужно создать отдельный столбец,  в котором для каждого товара указать ссылку на его изображение;
  • номера телефонов, лучше всего, указывать в международном формате с плюсом - «+380ХХХХХХХХХ»;
  • несколько телефонов или email-адресов можно указывать через запятую либо в отдельных столбцах;
  • имя и фамилию можно указывать как в одном столбце, так и в разных.

Шаг 2. Загрузка файла в KeyCRM

Перейдите в раздел «Заказы», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить заказ» и выберите «Импорт заказов из файла»:

В открывшемся окне будет отображаться история всех предыдущих импортов. Чтобы сделать новый — нажмите на кнопку «Выбрать файл для импорта», в верхнем правом углу: 

После того как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.

Обратите внимание! Если все данные с таблицы формата csv отображаются в одном столбце, то необходимо указать разделитель в поле над таблицей.

Шаг 3. Настройка импорта

Параметры импорта

В первую очередь нужно настроить параметры самого импорта (поля сверху таблицы):

  • начать со строки — укажите строку, с которой система начнет импортировать заказы;
  • источник источник, в котором будут созданы заказы после импорта;
  • статус — в этом статусе создадутся все заказы после импорта (если нужно создать заказы в разных статусах, вы можете разделить таблицу по ним и импортировать заказы отдельно):

Соответствия колонок

После настройки параметров, необходимо указать какая колонка в таблице отвечать за конкретное поле в заказе и покупателе. 

Сверху над каждой колонкой есть строка с кнопками «Выбрать», нажмите на неё, чтобы развернуть список всех доступных полей и выберите то, которое соответствует информации в колонке:

Чтобы не перегружать браузер, в этом окне отображается только 20 строк из вашего файла, но после запуска импорта информация подтянется со всех строк. 

Когда убедитесь, что все данные корректно распознаны и выставите соответствие колонок, нажмите кнопку «Импорт», в правом нижнем углу.

Действия после успешного импорта

После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (или получите уведомления на почту, если файл был достаточно большой).

Также в истории импортов появится запись, в которой будет видно:

  • количество импортированных строк;
  • количество новых заказов;
  • количество строк, которые не удалось импортировать из-за некорректных данных (наведя на значок «!» вы сможете увидеть в какие именно строки не импортировались, а также причину ошибки);
  • кнопка для отмены импорта (в момент отмены система удалит все заказы и покупатели, которые создались после импорта. Доступна только в течение 24-х часов, с момента импорта):

Теги: импорт, імпорт, импортировать, імпортувати, импорт заказов, імпорт замовлень 
Оцените эту статью