Если вы раньше работали в другой системе, CRM, Google Таблицах или Excel и хотите перенести базу данных — эта статья поможет вам быстро и безопасно импортировать все заказы. Мы рассмотрим основные шаги, важные нюансы подготовки файлов и дадим советы для облегчения вашего перехода на KeyCRM.

Шаг 1. Подготовка файла

Для того чтобы ваш файл правильно загрузился и данные корректно импортировались — его нужно подготовить:

• допустимые форматы импорта: *.xlsx, *.csv, *.ods;
• кодировка файла должна быть UTF-8;

• Чтобы система не начислила вам платеж за импортированные заказы ($9 за 200 заказов), обязательно укажите столбец «Заказы: Время оформления» в котором должны быть указаны даты прошлых месяцев;
• Вместе с заказами можно импортировать пользовательские поля как для заказов, так и покупателей;
• Отдельно импорт покупателей выполнять не нужно, они создадутся автоматически в момент импорта заказов;
• Номера телефонов, лучше, указывать в международном формате с плюсом - «+380ХХХХХХХХХ»;
• Если в файле указано несколько телефонов или email-адресов их можно указать через запятую или выбрать одинаковые значения колонок, если они указаны в отдельных столбцах;
• Если ФИО клиента указано в разных столбцах, то каждому из них выберите столбец «Покупатель: Полное имя»;

• Каждый товар в заказе должен иметь стоимость и быть отдельной строкой, с обязательным указанием колонки «Заказ: № заказа», к которому он относится, иначе будет создан новый заказ.
  Если нужно сохранить номер заказа с внешнего ресурса, продублируйте эту колонку и укажите для нее соответствие «Заказ: № заказа источника»;
• Изображения товаров импортируются через ссылку. Поэтому нужно создать отдельный столбец, в котором каждому товару указать ссылку его изображение. В ссылке должно быть расширение файла в конце, ссылки с Google Диска не подходят;
• Если отмечаете артикул товара, который уже заведен в каталоге в KeyCRM, то он автоматически привязывается к нему.
  Если артикул товара не указан, товары в заказе создаются как разовые, т.е. без привязки к каталогу.
• Если товар имеет свойства, то указывайте их в одной клетке, в таком формате: «Свойство; Значение» (без кавычек, обязательно разделяя точкой с запятой);
  Или выбрать одинаковые значения, если они указаны в отдельных столбцах;
• Чтобы указать в заказе ответственного менеджера, в отдельном столбце пропишите имя и фамилию соответствующего пользователя или его ID;
• Чтобы создать оплаченный заказ, укажите сумму оплаты в столбик «Платежи: Сумма». Можно указать название нужного типа оплаты в столбик «Платежи: Способ оплаты», если не указать - добавляется с типом «Другое».

Шаг 2. Загрузка файла в KeyCRM

Перейдите в раздел «Продажи» → «Заказы», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить заказ» и выберите «Импорт заказов из файла»:

В окне будет отображаться история всех предыдущих импортов. Чтобы выполнить новый импорт, нажмите кнопку «Выбрать файл для импорта» в верхнем правом углу:

После того как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.

Шаг 3. Настройка импорта

Параметры импорта

В первую очередь нужно настроить параметры самого импорта (поля выше таблицы):

1. Начать со строки — укажите строку, с которой система начнет импортировать заказы;
2. Источник — выберите источник, который будет отображаться в карточках;
3. Статус — выберите статус, в котором будут находиться импортируемые заказы (если нужно создать заказы в разных статусах, вы можете разделить таблицу по ним и импортировать заказы отдельно):

Соответствия колонок

После настройки параметров необходимо указать, колонки в таблице, которые будут отвечать за конкретное поле в карточке.

Сверху над каждой колонкой есть строка с кнопками «Выбрать», нажмите на нее, чтобы развернуть список всех доступных полей и выберите те, которые соответствуют информации в колонке.

Выставьте соответствие, нажмите кнопку «Импорт» в нижнем правом углу.

Действия после успешного импорта

После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (или получите уведомления на почту, если файл был достаточно большой).

Также в истории импортов появится запись, в которой будет видно:

• количество импортированных строк;
• количество новых заказов;
• количество строк, которые не удалось импортировать из-за некорректных данных (наведя на значок «!» вы сможете увидеть какие именно строки не импортировались, а также причину ошибки);
• кнопка для «отмены импорта» будет доступна только в течение 24-х часов для пользователей, а для владельца CRM 2 недели с момента импорта. В момент отмены система удалит все заказы и покупателей, которые создались после импорта: