Створення товарів через імпорт (завантаження) з файлу Excel

Описуємо як створити товари за допомоги імпорту Excel таблиці
Написано Богдан Починок
Оновлено 1 тиждень тому

Якщо у вас є каталог товару в 1С, інший CRM, або в будь-яких інших сервісах, а зараз хочете перейти в KeyCRM, то вам необхідно зробити імпорт цих товарів.

Зверніть увагу! Ми рекомендуємо перший імпорт виконати для 5-10 товарів, щоб переконатися, що структура файлу є коректною і дані імпортуються правильно.
Після цього можна розпочинати імпорт інших товарів!

Імпорт здійснюється декількома кроками, але для початку опишемо кілька дуже важливих моментів:

  • через імпорт можна як створити нові товари, так і оновити вже існуючі товари у каталозі;
  • якщо в товарі декілька варіантів, то кожен варіант має бути окремим рядком, з обов'язковою вказівкою назви товару до якого належить;
  • якщо вказуєте властивості товарів, то обов'язково повинні бути зазначені їх значення, в іншому стовпці (в одній колонці назва властивості "Розмір", в іншій його значення "XL", "L", "M");
    Приклад:
  • зображення товарів імпортуються через посилання. Щоб додати кілька зображень до одного товару, вказуйте посилання на них у різних стовпцях, або в одному, використовуючи роздільник кома;
  • Посилання на зображення для варіантів товару, необхідно вказувати окремим рядком, з обов'язковою вказівкою назви товару до якого належить;
    Приклад:
  • разом з основними полями товарів можна також додати кастомні поля;
  • щоб імпортувати категорії, вкажіть їх через « в одній колонці, наприклад, «Телефони; Смартфони; Samsung». Таким чином, у CRM буде створена категорія «Телефони», в ній підкатегорія 2-го рівня – «Смартфони», а в підкатегорії «Смартфони» підкатегорія 3-го рівня – «Samsung»:
  • склад є окремим розділом у нашій системі — залишки товарів додаються саме до нього. Як це зробити детально описано у статті з редагування, оприбуткування, а також імпорту залишків!

Крок 1. Підготовка файлу

Для того, щоб ваш файл правильно завантажився, а дані імпортувалися — його потрібно підготувати:

  • допустимі формати імпорту: *.xlsx, *.csv, *.ods;
  • кодування файлу має бути UTF-8;
  • щоб оновити товари через імпорт, у них обов'язково має бути зазначений ID товару та ID варіації (якщо товар з варіантами) або артикул.
Рекомендуємо ознайомитись з прикладом таблиці для імпорту товарів.

Важливо! Якщо товарів, які ви імпортуєте, ще немає в системі, не вказуйте для них стовпчик «Товари: ID» у файлі імпорту.

Крок 2. Завантаження файлу в KeyCRM

Перейдіть у розділ «Каталог»«Товари», натисніть на трикутник біля кнопки «Додати товар» та оберіть «Імпорт товарів із файлу»:

У вікні відображатиметься історія всіх попередніх імпортів. Щоб зробити новий, натисніть кнопку «Вибрати файл для імпорту» у верхньому правому кутку:

Після того, як файл вибраний ви побачите які дані розпізнала система.

Зверніть увагу! Якщо всі дані з таблиці формату csv відображаються в одному стовпці, необхідно вказати роздільник у полі над таблицею.

Крок 3. Налаштування імпорту

Параметри імпорту

Насамперед потрібно налаштувати параметри самого імпорту (поля зверху таблиці):

  • почати з рядка — вкажіть рядок, з якого система почне імпортувати замовлення;
  • оновлювати існуючі товари — увімкніть перемикач, якщо необхідно оновити вже створені товари у системі. При вимкненому перемикачі створюватимуться нові товари. Рядки, в яких знаходяться вже існуючі артикули, ігноруватимуться.

Важливо! Для оновлення існуючих товарів, використовуйте відповідну інструкцію.

Відповідності колонок

Після налаштування параметрів необхідно вказати яка колонка в таблиці відповідатиме за конкретне поле в товарі.

Зверху над кожною колонкою є рядок із кнопками «Вибрати», натисніть на неї, щоб розгорнути список усіх доступних полів і виберіть те, що відповідає інформації в колонці:

Щоб не перевантажувати браузер, у цьому вікні відображається лише 20 рядків з файлу, але після запуску імпорту інформація підтягнеться з усіх рядків.

Коли переконайтеся, що всі дані коректно розпізнані та виставте відповідність колонок, натисніть кнопку «Імпорт» у нижньому правому кутку.

Дії після успішного імпорту

Після імпорту ви побачите повідомлення про успішне завершення (або отримаєте повідомлення на пошту, якщо файл був досить великий).

Також в історії імпортів з'явиться запис, в якому буде видно:

  • кількість імпортованих рядків;
  • кількість нових товарів;
  • кількість оновлених товарів;
  • кількість рядків, які не вдалося імпортувати через некоректні дані (навівши на значок «!», ви зможете побачити які саме рядки не імпортувалися, а також причину помилки);
  • кнопка для скасування імпорту (у момент скасування система видаляє всі товари, які створилися після імпорту. Доступна лише протягом 24 годин з моменту імпорту):
Зверніть увагу! Кнопка скасування імпорту не доступна, якщо був увімкнений перемикач «Оновлювати існуючі товари».
Важливо! Після скасування буде видалено лише нові товари. Якщо у каталозі вже був товар, і при імпорті у нього, наприклад, змінилася ціна, то скасування імпорту стару ціну не поверне.

Теги: импорт, імпорт, импортировать, імпортувати, импорт товаров, імпорт товарів, імпрот
Чи була наша стаття корисною?