Імпорт (завантаження) покупців із файлу в KeyCRM

Описуємо як імпортувати контакти покупців (клієнтів) у KeyCRM
Написано Вадим Крижевський
Оновлено 1 тиждень тому

Якщо ви раніше працювали в іншій CRM, Google Таблицях або Excel, і хочете перейти у KeyCRM, ви можете виконати імпорт контактів ваших клієнтів.

Зверніть увагу! Ми рекомендуємо перший імпорт виконати для 5-10 контактів покупців, щоб переконатися, що структура файлу є коректною і дані імпортуються правильно. Після чого можна розпочинати імпорт решти покупців!

Якщо при імпорті замовлень обрані стовпчики даних покупців, вони також створяться у KeyCRM.

Крок 1. Підготовка файлу

Рекомендуємо ознайомитись з прикладом таблиці для імпорту покупців.

Для того, щоб ваш файл правильно завантажився і дані коректно імпортувалися — його потрібно підготувати:

  • Допустимі формати імпорту: *.xlsx, *.csv, *.ods;

  • Кодування файлу має бути UTF-8;

  • Щоб імпортувати компанії разом з покупцями — спочатку імпортуйте компанії, а потім покупців. Приєднання покупця до компанії відбувається за назвою компанії, тому вона повинна бути однаковою в таблицях (можна використовувати один файл, вибираючи потрібні колонки);
  • Якщо стандартних полів картки покупця недостатньо, ви можете створити свої поля та завантажити дані з файлу в них;
  • Щоб вказати покупцю відповідального менеджера, в окремому стовпчику пропишіть ім'я та прізвище відповідного користувача або його ID. 
Зверніть увагу! Якщо менеджер неактивний (статус «В очікуванні») то він не підтягнеться під час імпорту. Щоб активувати профіль, користувачу потрібно авторизуватись в кабінеті.
  • Номери телефонів, краще, вказувати у міжнародному форматі з плюсом – «+380ХХХХХХХХХ»;

  • Якщо у файлі вказано декілька телефонів або email-адрес їх можна вказати через кому або обрати однакові значення, якщо вони вказані в окремих стовпцях;

  • Щоб оновити інформацію в існуючих картках покупця (додати email, номер телефону або вказати відповідальних), в таблиці обов'язково необхідно зазначити повне ім'я та номер телефону;
  • Якщо ПІБ клієнта зазначено у різних стовпчиках, то кожному з них оберіть стовпчик «Покупець: Повне ім'я».

Зверніть увагу! Система автоматично об'єднає дублі, якщо дані покупців повністю збігаються. 

Якщо ж збігається тільки частина даних, з'явиться відмітка потенційного дубля і пізніше можна буде об'єднати такі контакти вручну.

Крок 2. Завантаження файлу в KeyCRM

Перейдіть до розділу «Продажі» → «Покупці», натисніть на трикутник біля кнопки «Додати покупця» та оберіть «Імпорт покупців з файлу»:

У вікні буде відображатись історія всіх попередніх імпортів. Щоб виконати новий імпорт, натисніть кнопку «Вибрати файл для імпорту» у верхньому правому кутку:

Після того, як файл вибраний ви побачите які дані розпізнала система.

Зверніть увагу! Якщо всі дані з таблиці формату csv відображаються в одному стовпці, необхідно вказати роздільник у полі над таблицею.

Крок 3. Налаштування імпорту

Параметри імпорту та відповідності колонок

  1. Почати з рядкавкажіть рядок, з якого система почне імпортувати контакти покупців;
  2. Вибрати — оберіть для необхідного стовпчику значення поля, до якого імпортуються дані з файлу;
  3. Імпорт — натисніть на кнопку, після вибору всіх стовпчиків, дані з яких треба імпортувати.
Щоб не перевантажувати браузер, у цьому вікні відображається лише 20 рядків з файлу, але після запуску імпорту інформація підтягнеться з усіх рядків.

Дії після імпорту

Після імпорту ви побачите повідомлення про успішне завершення (якщо файл досить великий, імпорт буде проводитись у фоновому режимі).

В історії імпортів з'явиться запис, в якому буде видно:

  • кількість імпортованих рядків;
  • кількість нових покупців;
  • кількість оновлених покупців;
  • кількість рядків, які не вдалося імпортувати через некоректні дані (навівши на іконку «!», ви зможете побачити які саме рядки не імпортувалися, а також причину помилки);
  • кнопка для «скасування імпорту» буде доступна тільки протягом 24-х годин, з моменту імпорту:
Важливо! Після скасування будуть видалені лише нові покупці. Тобто якщо у вас в базі вже був покупець, і при імпорті йому додався новий телефон, то скасування імпорту цей телефон не видалить.

Теги: імпорт, покупці, імпортувати, контакти, клієнти, база клієнтів, контактів, імпрот
Чи була наша стаття корисною?