Імпорт (завантаження) покупців із файлу в KeyCRM

Описуємо як імпортувати контакти покупців (клієнтів) у KeyCRM
Написано Богдан Починок
Оновлено 4 дні тому

Якщо ви раніше працювали в іншій CRM, Google Таблицях або Excel, і хочете перейти у KeyCRM, ви можете виконати імпорт контактів ваших клієнтів.

Зверніть увагу! Ми рекомендуємо перший імпорт виконати для 5-10 контактів покупців, щоб переконатися, що структура файлу є коректною і дані імпортуються правильно.
Після чого можна розпочинати імпорт решти покупців!

Крок 1. Підготовка файлу

Для того, щоб ваш файл правильно завантажився і дані коректно імпортувалися — його потрібно підготувати:

  • допустимі формати імпорту: *.xlsx, *.csv, *.ods;

  • кодування файлу має бути UTF-8;

Крок 2. Завантаження файлу в KeyCRM

Перейдіть до розділу «Продажі» → «Покупці», натисніть на трикутник біля кнопки «Додати покупця» та оберіть «Імпорт покупців з файлу»:

У вікні буде відображатись історія всіх попередніх імпортів. Щоб виконати новий імпорт, натисніть кнопку «Вибрати файл для імпорту» у верхньому правому кутку:

Після того, як файл вибраний ви побачите які дані розпізнала система.

Зверніть увагу! Якщо всі дані з таблиці формату csv відображаються в одному стовпці, необхідно вказати роздільник у полі над таблицею.

Крок 3. Налаштування імпорту

Параметри імпорту та відповідності колонок

  1. Почати з рядкавкажіть рядок, з якого система почне імпортувати контакти покупців;
  2. Вибрати — оберіть для необхідного стовпчику значення поля, до якого імпортуються дані з файлу;
  3. Імпорт — натисніть на кнопку, після вибору всіх стовпчиків, дані з яких треба імпортувати:

За замовченням система відображає тільки 20 рядків з файлу імпорту, щоб не перевантажувати ваш браузер.

Рекомендації по налаштуваннях

  • Номери телефонів, краще, вказувати у міжнародному форматі з плюсом – «+380ХХХХХХХХХ»;

  • Якщо у файлі вказано декілька телефонів або email-адрес їх можна вказати через кому або обрати однакові значення, якщо вони вказані в окремих стовпцях;

  • Якщо ПІБ клієнта зазначено у різних стовпчиках, то кожному з них оберіть стовпчик «Покупець: Повне ім'я»;

  • Якщо до карток покупців (контактів) необхідно назначити відповідального менеджера у рядку з контактами, в окремому стовпчику, має бути вказане таке ж ім'я менеджера, яке відображається у системі або ID цього менеджера.
  • Окрім основних полів можна також додати користувацькі поля і обрати їх під час імпорту;
Зверніть увагу! Система автоматично об'єднає дублі, якщо дані покупців повністю збігаються.
Якщо ж збігається тільки частина даних, з'явиться буде відмітка потенційного дубля і пізніше можна буде об'єднати такі контакти вручну.

Дії після імпорту

Після імпорту ви побачите повідомлення про успішне завершення (якщо файл досить великий, імпорт буде проводитись у фоновому режимі).

В історії імпортів з'явиться запис, в якому буде видно:

  • кількість імпортованих рядків;
  • кількість нових покупців;
  • кількість оновлених покупців;
  • кількість рядків, які не вдалося імпортувати через некоректні дані (навівши на іконку «!», ви зможете побачити які саме рядки не імпортувалися, а також причину помилки);
  • кнопка для «скасування імпорту» буде доступна тільки протягом 24-х годин, з моменту імпорту:
Важливо! Після скасування будуть видалені лише нові покупці. Тобто якщо у вас в базі вже був покупець, і при імпорті йому додався новий телефон, то скасування імпорту цей телефон не видалити.

Теги: імпорт, покупці, імпортувати, контакти, клієнти, база клієнтів, контактів
Чи була наша стаття корисною?