Загрузка (импорт) заказов из файла в KeyCRM

Разбираемся как импортировать список заказов, которые вы вели в другом месте.

Автор Максим Киричек

Обновлено 2 месяца назад

Если вы ранее работали в другой CRM, Google Таблицах или Excel, а сейчас хотите перейти в KeyCRM, сохранив историю заказов, то вам необходимо сделать импорт старой базы.

Прежде всего нужно подготовить файл импорта:

допустимые форматы: *.xlsx, *.csv, *.ods;
кодировка файла должна быть UTF-8;
если в заказе несколько товаров, то каждый товар должен быть отдельной строкой, с обязательным указанием колонки «Заказ: № заказа», к которому он относится, иначе будет создан новый заказ. При этом, если нужно сохранить номер заказа на внешнем ресурсе — продублируйте эту колонку и укажите для неё «Заказы: № заказа источника»;
если у товара есть свойства, то указывайте их в одной ячейке, в таком формате: "Свойство: Значение; Свойство2: Значение;" (без кавычек, обязательно разделяя точкой с запятой);
изображения товаров импортируются через ссылки. Поэтому нужно создать отдельный столбец, в котором для каждого товара указать ссылку на его изображение;
номера телефонов, лучше всего, указывать в международном формате с плюсом - «+380ХХХХХХХХХ»;
несколько телефонов или email-адресов можно указывать через запятую либо в отдельных столбцах;
имя и фамилию можно указывать как в одном столбце, так и в разных.

Как выполнить импорт

Перейдите в раздел «Заказы», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить заказ» и выберите «Импорт заказов из файла»:

В открывшемся окне будет показана история всех предыдущих импортов, чтобы сделать новый нажмите на кнопку «Выбрать файл для импорта», в верхнем правом углу:

После того как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.

Если все данные отображаются в одном столбце, то необходимо указать разделитель в поле над таблицей.

Дальше выберите для каждого столбца соответствующее поле в системе, источник к которому относятся заказы и статус в котором они будут созданы:

Если ФИО указано разными полями, то каждому из них установите «Полное имя».

Если несколько телефонов или email-адресов указаны в разных полях, то каждому из них укажите соответствие.

Когда убедитесь, что все данные корректно распознаны, и выставите соответствие, нажмите кнопку «Импорт», в правом нижнем углу.

После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении. Также в истории импортов появится запись. Там будет видно сколько заказов импортировано, сколько создано новых и обновлено существующих, а также сколько строк из файла не удалось импортировать из-за некорректных данных.

Обратите внимание: при импорте заказов товары создаются как «разовые», то есть их не будет в каталоге товаров.

ВАЖНО: чаще всего ошибки возникают из-за неправильного формата файла, кодировки, или несоответствия данным в файле с выбранными поля в системе. Поэтому если увидели сообщение об ошибке, то сначала проверьте эти пункты.

Как отменить импорт

Перейдите в окно импорта покупателей, там будет отображена история всех импортов. Выберите нужный и, в крайней правой колонке, нажмите на иконку со стрелочкой:

ВАЖНО: Отмена импорта доступна только 24 часа после его завершения. При выполнении отмены будут удалены только новые заказы и покупатели. То есть, если у вас в базе уже был покупатель, и при импорте ему добавился новый телефон, то отмена импорта этот телефон не удалит.

Теги: импорт, імпорт, импортировать, імпортувати, импорт заказов, імпорт замовлень

Оцените эту статью