Если вы ранее работали в другой CRM, Google Таблицах или Excel, а сейчас хотите перейти в KeyCRM, сохранив историю заказов, то вам необходимо сделать импорт старой базы.
- допустимые форматы: *.xlsx, *.csv, *.ods;
- кодировка файла должна быть UTF-8;
- если в заказе несколько товаров, то каждый товар должен быть отдельной строкой, с обязательным указанием колонки «Заказ: № заказа», к которому он относится, иначе будет создан новый заказ. При этом, если нужно сохранить номер заказа на внешнем ресурсе — продублируйте эту колонку и укажите для неё «Заказы: № заказа источника»;
- если у товара есть свойства, то указывайте их в одной ячейке, в таком формате: "Свойство: Значение; Свойство2: Значение;" (без кавычек, обязательно разделяя точкой с запятой);
- изображения товаров импортируются через ссылки. Поэтому нужно создать отдельный столбец, в котором для каждого товара указать ссылку на его изображение;
- номера телефонов, лучше всего, указывать в международном формате с плюсом - «+380ХХХХХХХХХ»;
- несколько телефонов или email-адресов можно указывать через запятую либо в отдельных столбцах;
- имя и фамилию можно указывать как в одном столбце, так и в разных.
Как выполнить импорт
Перейдите в раздел «Заказы», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить заказ» и выберите «Импорт заказов из файла»:
В открывшемся окне будет показана история всех предыдущих импортов, чтобы сделать новый нажмите на кнопку «Выбрать файл для импорта», в верхнем правом углу:
После того как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.
Дальше выберите для каждого столбца соответствующее поле в системе, источник к которому относятся заказы и статус в котором они будут созданы:
Если несколько телефонов или email-адресов указаны в разных полях, то каждому из них укажите соответствие.
Когда убедитесь, что все данные корректно распознаны, и выставите соответствие, нажмите кнопку «Импорт», в правом нижнем углу.
После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении. Также в истории импортов появится запись. Там будет видно сколько заказов импортировано, сколько создано новых и обновлено существующих, а также сколько строк из файла не удалось импортировать из-за некорректных данных.
Как отменить импорт
Перейдите в окно импорта покупателей, там будет отображена история всех импортов. Выберите нужный и, в крайней правой колонке, нажмите на иконку со стрелочкой: