Якщо ви раніше працювали в іншій CRM, Google Таблицях або Excel, і хочете перейти у KeyCRM, зберігши історію карток, ви можете виконати імпорт даних зі старої бази.

Крок 1. Підготовка файлу

Для того, щоб ваш файл правильно завантажився і дані коректно імпортувалися — його потрібно підготувати:

• допустимі формати імпорту: *.xlsx, *.csv, *.ods;

• кодування файлу має бути UTF-8;

• Щоб система не нарахувала вам платіж за імпортовані картки ($9 за 2000 карток), обов'язково вкажіть стовпчик «Дата створення» у якому мають бути вказані дати минулих місяців;

• Разом із картками воронок можна імпортувати користувацькі поля як для воронок, так і покупців;

• Якщо у картці кілька товарів, то кожен товар має бути окремим рядком, з обов'язковим зазначенням стовпчика «Воронки: ID», до якої він належить, інакше буде створено нову картку.
  При цьому, якщо потрібно зберегти номер або назву картки на зовнішньому ресурсі, продублюйте цю колонку та вкажіть для неї «Воронки: Назва»;

• Зображення товарів імпортуються через посилання. Тому потрібно створити окремий стовпець, у якому кожному за товару вказати посилання на зображення.У посиланні має бути розширення файлу в кінці, посилання з Google Диска не підходять;

• Номери телефонів, краще, вказувати у міжнародному форматі з плюсом – «+380ХХХХХХХХХ»;

• Якщо у файлі вказано декілька телефонів або email-адрес їх можна вказати через кому або обрати однакові значення, якщо вони вказані в окремих стовпцях;

• Якщо ПІБ клієнта зазначено у різних стовпчиках, то кожному з них оберіть стовпчик «Покупець: Повне ім'я»;

• Щоб вказати для картки відповідального менеджера, в окремому стовпчику пропишіть ім'я та прізвище відповідного користувача або його ID. 

Крок 2. Завантаження файлу в KeyCRM

Перейдіть до розділу «Продажі» → «Воронки», натисніть на трикутник біля кнопки «Додати заявку/лід/запит/угоду» та оберіть «Імпорт у воронку з файлу»:

У вікні буде відображатись історія всіх попередніх імпортів. Щоб виконати новий імпорт, натисніть кнопку «Вибрати файл для імпорту» у верхньому правому кутку:

Після того, як файл вибраний ви побачите які дані розпізнала система.

Крок 3. Налаштування імпорту

Параметри імпорту

Насамперед потрібно налаштувати параметри самого імпорту (поля вище таблиці):

1. Почати з рядка — вкажіть рядок, з якого система почне імпортувати картки;

2. Воронка — оберіть воронку до якої необхідно здійснити імпорт;

3. Статус — оберіть статус, в якому будуть перебувати імпортовані картки;

4. Джерело — оберіть джерело, яке буде відображатись у картках;

5. Валюта — відображається назва валюти, яка зазначена у налаштуваннях джерела і яка буде відображатись у товарах/послугах після імпорту;

6. Створювати покупців — активуйте перемикач, якщо необхідно створити картки покупців з файлу імпорту.
   Якщо перемикач вимкнений, картки покупців не створяться, але дані покупця будуть відображатись у картці воронки.

Відповідності колонок

Після налаштування параметрів необхідно вказати, колонки в таблиці, які відповідатимуть за конкретне поле в картці.

Зверху над кожною колонкою є рядок із кнопками «Вибрати», натисніть на неї, щоб розгорнути список усіх доступних полів і оберіть ті, які відповідають інформації в колонці.

Коли переконаєтесь, що всі дані коректно розпізнані, і виставите відповідність, натисніть кнопку «Імпорт» у нижньому правому кутку.

Дії після імпорту

Після імпорту ви побачите повідомлення про успішне завершення (або отримаєте повідомлення на пошту, якщо файл був досить великий).

Також в історії імпортів з'явиться запис, в якому буде видно:

• кількість імпортованих рядків;
• кількість нових карток;
• колонка «Існуючі» для карток не актуальна;
• кількість рядків, які не вдалося імпортувати через некоректні дані (навівши на значок «!», ви зможете побачити які саме рядки не імпортувалися, а також причину помилки);
• кнопка для скасування імпорту (у момент скасування система видаляє всі картки, які створилися після імпорту. Доступна лише протягом 24 годин з моменту імпорту):