Якщо ви раніше працювали в іншій CRM, Google Таблицях або Excel, і хочете перейти у KeyCRM, зберігши історію карток, ви можете виконати імпорт даних зі старої бази.

Крок 1. Підготовка файлу

Для того, щоб ваш файл правильно завантажився і дані коректно імпортувалися — його потрібно підготувати:

• допустимі формати імпорту: *.xlsx, *.csv, *.ods;

• кодування файлу має бути UTF-8;

Крок 2. Завантаження файлу в KeyCRM

Перейдіть до розділу «Продажі» → «Воронки», натисніть на трикутник біля кнопки «Додати заявку/лід/запит/угоду» та оберіть «Імпорт у воронку з файлу»:

У вікні буде відображатись історія всіх попередніх імпортів. Щоб виконати новий імпорт, натисніть кнопку «Вибрати файл для імпорту» у верхньому правому кутку:

Після того, як файл вибраний ви побачите які дані розпізнала система.

Крок 3. Налаштування імпорту

Параметри імпорту

Насамперед потрібно налаштувати параметри самого імпорту (поля вище таблиці):

1. Почати з рядка — вкажіть рядок, з якого система почне імпортувати картки;

2. Воронка — оберіть воронку до якої необхідно здійснити імпорт;

3. Статус — оберіть статус, в якому будуть перебувати імпортовані картки;

4. Джерело — оберіть джерело, яке буде відображатись у картках;

5. Валюта — відображається назва валюти, яка зазначена у налаштуваннях джерела і яка буде відображатись у товарах/послугах після імпорту;

6. Створювати покупців — активуйте перемикач, якщо необхідно створити картки покупців з файлу імпорту.
   Якщо перемикач вимкнений, картки покупців не створяться, але дані покупця будуть відображатись у картці воронки.

Відповідності колонок

Після налаштування параметрів необхідно вказати, колонки в таблиці, які відповідатимуть за конкретне поле в картці.

Зверху над кожною колонкою є рядок із кнопками «Вибрати», натисніть на неї, щоб розгорнути список усіх доступних полів і оберіть ті, які відповідають інформації в колонці:

Коли переконаєтесь, що всі дані коректно розпізнані, і виставите відповідність, натисніть кнопку «Імпорт» у нижньому правому кутку.

Рекомендації по налаштуваннях

• Щоб система не нарахувала вам платіж за імпортовані картки ($9 за 2000 карток), обов'язково вкажіть стовпчик «Дата створення» у якому мають бути вказані дати минулих місяців;

• Разом із картками воронок можна імпортувати користувацькі поля як для воронок, так і покупців;

• Якщо у картці кілька товарів, то кожен товар має бути окремим рядком, з обов'язковим зазначенням стовпчика «Воронки: ID», до якої він належить, інакше буде створено нову картку.
  При цьому, якщо потрібно зберегти номер або назву картки на зовнішньому ресурсі, продублюйте цю колонку та вкажіть для неї «Воронки: Назва»;

• Зображення товарів імпортуються через посилання. Тому потрібно створити окремий стовпець, у якому кожному за товару вказати посилання його зображення;

• Номери телефонів, краще, вказувати у міжнародному форматі з плюсом – «+380ХХХХХХХХХ»;

• Якщо у файлі вказано декілька телефонів або email-адрес їх можна вказати через кому або обрати однакові значення, якщо вони вказані в окремих стовпцях;

• Якщо ПІБ клієнта зазначено у різних стовпчиках, то кожному з них оберіть стовпчик «Покупець: Повне ім'я».

Дії після імпорту

Після імпорту ви побачите повідомлення про успішне завершення (якщо файл досить великий, імпорт буде проводитись у фоновому режимі).

В історії імпортів з'явиться запис, в якому буде видно, скільки карток було імпортовано, а також скільки рядків не додалися через некоректні дані (причину помилки можна побачити, навівши на значок червоного трикутника).

Щоб скасувати імпорт, натисніть на іконку навпроти запису (доступно лише протягом 24 годин після запуску імпорту):