Если вы ранее работали в другой CRM, Google Таблицах или Excel, и хотите перейти в KeyCRM, сохранив историю карточек, вы можете выполнить импорт данных из старой базы.
После этого можно приступать к импорту других карточек!
Шаг 1. Подготовка файла
Для того чтобы ваш файл правильно загрузился и данные корректно импортировались — его нужно подготовить:
- допустимые форматы импорта: *.xlsx, *.csv, *.ods;
- кодировка файла должна быть UTF-8;
- Чтобы система не начислила вам платеж за импортированные карточки ($9 за 2000 карточек), обязательно укажите столбец «Дата создания» в котором должны быть указаны даты прошлых месяцев;
- Вместе с карточками воронок можно импортировать пользовательские поля как для воронок, так и покупателей;
- Если в карточке несколько товаров, то каждый товар должен быть отдельной строкой, с обязательным указанием столбца «Воронки: ID», к которой он принадлежит, иначе будет создана новая карточка.
При этом, если нужно сохранить номер или название карточки на внешнем ресурсе, продублируйте эту колонку и укажите для нее «Воронки: Название»; - Изображения товаров импортируются через ссылку. Поэтому нужно создать отдельный столбец, в котором каждому товару указать ссылку его изображение. В ссылке должно быть расширение файла в конце, ссылки с Google Диска не подходят;
- Номера телефонов, лучше, указывать в международном формате с плюсом - «+380ХХХХХХХХХ»;
- Если в файле указано несколько телефонов или email-адресов их можно указать через запятую или выбрать одинаковые значения, если они указаны в отдельных столбцах;
- Если ФИО клиента указано в разных столбцах, то каждому из них выберите столбец «Покупатель: Полное имя»;
- Чтобы указать в карточке ответственного менеджера, в отдельном столбце пропишите имя и фамилию соответствующего пользователя или его ID.
Шаг 2. Загрузка файла в KeyCRM
Перейдите в раздел «Продажи» → «Воронки», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить заявку/лид/запрос/сделку» и выберите «Импорт в воронку из файла»:
В окне будет отображаться история всех предыдущих импортов. Чтобы выполнить новый импорт, нажмите кнопку «Выбрать файл для импорта» в верхнем правом углу:
После того как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.
Шаг 3. Настройка импорта
Параметры импорта
Первым делом нужно настроить параметры самого импорта (поля выше таблицы):
- Начать со строки — укажите строку, с которой система начнет импортировать карточки;
- Воронка — выберите воронку в которую необходимо осуществить импорт;
- Статус — выберите статус, в котором будут находиться импортируемые карточки;
- Источник — выберите источник, который будет отображаться в карточках;
- Валюта — отображается название валюты, которая указана в настройках источника и которая будет отображаться в товарах/услугах после импорта;
- Создавать покупателей — активируйте переключатель, если необходимо создать карточки покупателей из файла импорта.
Если переключатель выключен, карточки покупателей не создадутся, но данные покупателя будут отображаться в карточке воронки.
Соответствия колонок
После настройки параметров необходимо указать, колонки в таблице, которые будут отвечать за конкретное поле в карточке.
Сверху над каждой колонкой есть строка с кнопками «Выбрать», нажмите на нее, чтобы развернуть список всех доступных полей и выберите те, которые соответствуют информации в колонке.
Когда убедитесь, что все данные корректно распознаны, и выставите соответствие, нажмите кнопку «Импорт» в нижнем правом углу.
Действия после импорта
После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (или получите сообщение на почту, если файл был достаточно большой).
Также в истории импортов появится запись, в которой будет видно:
- количество импортируемых строк;
- количество новых карточек;
- колонка «Существующие» для карточек неактуальна;
- количество строк, которые не удалось импортировать из-за некорректных данных (приведя на значок «!», вы сможете увидеть какие именно строки не импортировались, а также причину ошибки);
- кнопка для отмены импорта (в момент отмены система удаляет все карточки, создавшиеся после импорта. Доступна только в течение 24 часов с момента импорта):
