Если вы ранее работали в другой CRM, Google Таблицах или Excel, и хотите перейти в KeyCRM, сохранив историю карточек, вы можете выполнить импорт данных из старой базы.

Шаг 1. Подготовка файла

Для того чтобы ваш файл правильно загрузился и данные корректно импортировались — его нужно подготовить:

• допустимые форматы импорта: *.xlsx, *.csv, *.ods;
• кодировка файла должна быть UTF-8;

Шаг 2. Загрузка файла в KeyCRM

Перейдите в раздел «Продажи» → «Воронки», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить заявку/лид/запрос/сделку» и выберите «Импорт в воронку из файла»:

В окне будет отображаться история всех предыдущих импортов. Чтобы выполнить новый импорт, нажмите кнопку «Выбрать файл для импорта» в верхнем правом углу:

После того, как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.

Шаг 3. Настройка импорта

Параметры импорта

Первым делом нужно настроить параметры самого импорта (поля выше таблицы):

1. Начать со строки — укажите строку, с которой система начнет импортировать карточки;
2. Воронка — выберите воронку в которую необходимо осуществить импорт;
3. Статус — выберите статус, в котором будут находиться импортируемые карточки;
4. Источник — выберите источник, который будет отображаться в карточках;
5. Валюта — отображается название валюты, которая указана в настройках источника и которая будет отображаться в товарах/услугах после импорта;
6. Создавать покупателей — активируйте переключатель, если необходимо создать карточки покупателей из файла импорта.
   Если переключатель выключен, карточки покупателей не создадутся, но данные покупателя будут отображаться в карточке воронки.

Соответствия колонок

После настройки параметров необходимо указать, колонки в таблице, которые будут отвечать за конкретное поле в карточке.

Сверху над каждой колонкой есть строка с кнопками «Выбрать», нажмите на нее, чтобы развернуть список всех доступных полей и выберите те, которые соответствуют информации в колонке:

Когда убедитесь, что все данные корректно распознаны, и выставите соответствие, нажмите кнопку «Импорт» в нижнем правом углу.

Рекомендации по настройкам

• Чтобы система не начислила вам платеж за импортированные карты ($9 за 2000 карт), обязательно укажите столбец «Дата создания» в котором должны быть указаны даты прошлых месяцев;
• Вместе с карточками воронок можно импортировать пользовательские поля как для воронок, так и покупателей;
• Если в карточке несколько товаров, то каждый товар должен быть отдельной строкой, с обязательным указанием столбца «Воронки: ID», к которой он принадлежит, иначе будет создана новая карточка.
  При этом, если нужно сохранить номер или название карточки на внешнем ресурсе, продублируйте эту колонку и укажите для нее «Воронки: Название»;
• Изображения товаров импортируются через ссылку. Поэтому нужно создать отдельный столбец, в котором каждому товару указать ссылку его изображения;
• Номера телефонов, лучше, указывать в международном формате с плюсом - «+380ХХХХХХХХХ»;
• Если в файле указано несколько телефонов или email-адресов их можно указать через запятую или выбрать одинаковые значения, если они указаны в отдельных столбцах;
• Если ФИО клиента указано в разных столбцах, то каждому из них выберите столбец «Покупатель: Полное имя».

Действия после импорта

После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (если файл достаточно большой, импорт будет производиться в фоновом режиме).

В истории импорта появится запись, в которой будет видно, сколько карточек было импортировано, а также сколько строк не добавились из-за некорректных данных (причину ошибки можно увидеть, наведя на значок красного треугольника).

Чтобы отменить импорт, нажмите на иконку напротив записи (доступно только в течение 24 часов после запуска импорта):