Загрузка (импорт) заявок из файла в KeyCRM

Разбираемся как импортировать заявки, которые вы обрабатывали в другой системе или таблицах
Автор Владислав Пономарь
Обновлено 3 недели назад

Если вы ранее работали в другой CRM, Google Таблицах или Excel, а сейчас хотите перейти в KeyCRM, сохранив историю заявок, то вам необходимо сделать импорт старой базы.

Важно! Прежде всего нужно подготовить файл импорта:
  • допустимые форматы: *.xlsx, *.csv, *.ods;
  • кодировка файла должна быть UTF-8;
  • если в заявке несколько товаров, то каждый товар должен быть отдельной строкой, с обязательным указанием колонки «Заявки. Заявка №», к которой он относится, иначе будет создана новая заявка. При этом, если нужно сохранить номер или название заявки на внешнем ресурсе — продублируйте эту колонку и укажите для неё «Заявки. Название»;
  • изображения товаров импортируются через ссылки. Поэтому нужно создать отдельный столбец,  в котором для каждого товара указать ссылку на его изображение;
  • номера телефонов, лучше всего, указывать в международном формате с плюсом — «+380ХХХХХХХХХ»;
  • несколько телефонов или email-адресов можно указывать через запятую либо в отдельных столбцах;
  • имя и фамилию можно указывать как в одном столбце, так и в разных.

Как выполнить импорт

Перейдите в раздел «Заявки», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить заявку» и выберите «Импорт заявок из файла»:

В открывшемся окне будет показана история всех предыдущих импортов. Чтобы сделать новый, нажмите на кнопку «Выбрать файл для импорта», в верхнем правом углу: 

После того как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.

Обратите внимание! Если все данные отображаются в одном столбце, то необходимо указать разделитель в поле над таблицей.

Дальше необходимо настроить параметры импорта:

  • начать со строки (обязательно)— укажите строку, с которой система начнет импортировать заявки;
  • воронка (обязательно) — в какую воронку попадать импортируемые заявки;
  • статус (обязательно) — в каких статусах создадутся заявки;
  • источник (необязательно)этот источник будет указан при создании заказа из заявки;
  • валюта (если выбран источник, будет выбрана валюта источника) — валюта, в которой будут добавляться товары в заявку;
  • соответствие колонок в таблице с полями в заявках (обязательно):

Если ФИО указано разными полями, то каждому из них установите «Полное имя».

Если несколько телефонов, email-адресов, заметок указаны в разных полях, то каждому из них укажите соответствие.

Когда убедитесь, что все данные корректно распознаны, и выставите соответствие, нажмите кнопку «Импорт», в правом нижнем углу.

Действия после импорта

После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (если файл достаточно большой, импорт будет проводиться в фоновом режиме).

Также в истории импортов появится запись, в которой будет видно сколько заявок импортировано, а также сколько строк не добавились из-за некорректных данных (причину ошибки можно увидеть наведя на значок красного треугольника).

Чтобы отменить импорт — нажмите на значок справа от нужной записи (доступно только в течение 24 часов после запуска импорта):

Теги: импорт, імпорт, импортировать, імпортувати, импорт заявок, імпорт замовлень, лиды
    Оцените эту статью