Запровадження завдань допомагає краще організувати роботу та підвищити ефективність. Ви зможете легко планувати і відстежувати свої завдання, такі як продзвонити клієнтів, додати нові товари до каталогу, оформити дизайн, зателефонувати покупцеві або запропонувати нові послуги.
Створення завдання
Завдання можуть бути створені:
- Автоматично чи вручну з різних розділів: картка покупця, картка воронки та замовлення. Задачі будуть прив'язані до них та матимуть кнопку для переходу біля назви;
- З розділу «Завдання» по кнопці «Додати завдання» у верхньому правому кутку над списком.
При цьому ви будете бачити однаковий вигляд вікна з полями для заповнення:
- Тип задачі — звичайне завдання, нагадування, дзвінок, повідомлення (лист), зустріч або подію (відрізняються іконкою в списку);
- Завдання — назва, якщо не вказати автоматично використається «Задача»;
- Опис — необов'язкове поле для заповнення, але докладний опис завдання допоможе виконавцю краще зрозуміти, що саме необхідно зробити;
- Термін виконання — можна вибрати один із 5 швидких шаблонів, або встановити свою дату та час;
- Пріоритет — залежно від нього, у списку змінюватиметься колір позначки задачі;
- Відповідальний — оберіть, хто повинен виконати завдання. За замовчуванням проставляється постановник завдання;
- Файли — можна завантажити необхідні файли, далі буде можливість копіювати посилання на них та звантажувати з картки задачі:
- Чек-лист — вкажіть перелік пунктів через Enter, їх можна рухати між собою і видаляти;
Справа на окремій вкладці «Налаштування»:
- Дозволити редагування — перемикач, доступний для постановника чи адміністратора. При активації дозволяє відповідальним редагувати завдання. Якщо немає дозволу на редагування, кнопка «Відкласти» для відповідального не буде відображатися.
Якщо ж вам все-таки потрібно закрити чи змінити чуже завдання — ви можете просто попросити адміністратора, постановника чи відповідального зробити цю дію, наприклад, тегнув його в коментарях до завдання.
Після заповнення всіх потрібних полів натисніть «Додати», нове завдання з'явиться у списку. В будь-який момент його можна відкрити та відредагувати.
Або натисніть на «Додати та продовжити» створиться задача і відразу відкриється.
Робота із завданням
Перейдіть у потрібну задачу, ви можете:
- Копіювати посилання на задачу;
- Іконка три крапки — дозволяє створити або видалити чек-лист та підзадачі;
- Прикріплювати файли;
- Додати пункт — поле для додавання пункту чек-листа;
- Перелік пунктів чек-листа — можна відмітити виконання, при натиснені на пункт відредагувати текст, при наведені на рядок є можливість перетягувати та видалити;
- Додати підзадачу — можна додати підзадачі, блок «Підзадачі» з'являється тільки після першої створеної підзадачі. Якщо одна з переліку задач закривається, в основній задачі ця задача буде зачеркнута.
- Залишати коментарі — коментар може залишити будь-який користувач, який має доступ до задачі (видалити або відредагувати може тільки адміністратор, або користувач, який його залишав).
В коментарях можна позначати працівників через @, вони отримають сповіщення з якого відразу зможуть відкрити завдання; - Подивитись історію дій в завданні;
- Налаштування — перемикач, доступний для постановника чи адміністратора. При активації дозволяє відповідальним редагувати завдання;
- Відкласти — дозволяє змінити термін виконання завдання, доступно 1 година, 1 день, 1 тиждень, 1 місяць. Для не протермінованих: час відкладення додається до терміну виконання, для протермінованих: додається до поточного часу;
- Завершити — закриття задачі, задача переходить до розділу виконаних. З'являється кнопка «Відновити».
Плануйте задачі та розподіляйте відповідальність для покращення комунікації між відділами та забезпечення контролю за виконанням завдань, сприяючи в цілому підвищенню продуктивності команди.
