Ведение задач помогает лучше организовать работу и повысить эффективность. Вы сможете легко планировать и отслеживать свои задачи, такие как прозвонить клиентам, добавить новые товары в каталог, оформить дизайн, позвонить по телефону покупателю или предложить новые услуги.
Создание задачи
Задания могут быть созданы:
- Автоматически или вручную с разных разделов: карточки покупателя, карточки воронки и заказа. Задачи будут привязаны к ним и будут иметь кнопку для перехода у названия;
- Из раздела «Задания» по кнопке «Добавить задание» в правом верхнем углу или такой же кнопке в списке задач около дня недели, чтобы сразу подтянуть его дату в срок выполнения задания.
При этом вы будете видеть одинаковый вид окна с полями для заполнения:
- Тип задачи — обычная задача, напоминание, звонок, сообщение (письмо), встреча или событие (отличаются иконкой в списке);
- Задача — название, если не указать автоматически используется «Задача»;
- Описание — необязательное поле для заполнения, но подробное описание задачи поможет исполнителю лучше понять, что именно необходимо сделать;
- Срок выполнения — можно выбрать один из 5 быстрых шаблонов или установить свою дату и время;
- Приоритет — в зависимости от него в списке будет меняться цвет отметки задачи;
- Ответственный — выберите, кто должен выполнить задачу. По умолчанию проставляется постановщик задачи;
- Файлы — можно загрузить необходимые файлы, затем будет возможность копировать ссылки на них и скачивать с карточки задачи;
- Чек-лист — укажите список пунктов через Enter, их можно двигать между собой и удалять:
Справа на отдельной вкладке «Настройки»:
- Разрешить редактирование — переключатель, доступный для постановщика или администратора. При активации позволяет ответственным редактировать задачу. Если нет разрешения на редактирование, кнопка «Отложить» для ответственного не будет отображаться.
Обратите внимание! По умолчанию доступ к редактированию всех заданий имеют только администраторы кабинета. Ответственный может редактировать только те задания, для которых автор включил разрешение на редактирование.
Если же вам все-таки нужно закрыть или изменить чужое задание — вы можете просто попросить администратора, автора или ответственного выполнить это действие, например, отметив его в комментариях к заданию.
После заполнения всех нужных полей нажмите «Добавить», новое задание появится в списке. В любой момент его можно открыть и изменить.
Или нажмите «Добавить и продолжить» создастся задача и сразу откроется.
Работа с заданием
Перейдите в нужную задачу, вы сможете:
- Копировать ссылку на задачу;
- Иконка три точки — позволяет создать или удалить чек - лист и подзадач;
- Прикреплять файлы;
- Добавить пункт — поле для добавления пункта чек-листа;
- Перечень пунктов чек-листа — можно отметить выполнение, при нажатии на пункт отредактировать текст, при наведении на строку есть возможность перетащить и удалить;
- Добавить подзадачу — можно добавить подзадачи, блок «Подзадачи» появляется только после первой созданной подзадачи. Если одна из перечня задач закрывается, в основной задаче эта задача будет зачеркнута.
- Оставлять комментарии — комментарий может оставить любой пользователь, имеющий доступ к задаче (удалить или отредактировать может только администратор, или пользователь, который его оставлял).
В комментарии можно помечать работника через @, соответственно этому работнику придет уведомление и он сможет вести переписку в задаче; - Посмотреть историю действий по заданию;
- Настройки — переключатель, доступный для постановщика или администратора. При активации позволяет ответственным редактировать задачи;
- Отложить — позволяет изменить срок выполнения задачи, доступно 1 час, 1 день, 1 неделя, 1 месяц. Для непросроченных время отложения добавляется к сроку выполнения, для просроченных добавляется к текущему времени;
- Завершить — закрытие задачи, задача переходит в раздел выполненных. Появляется кнопка «Восстановить».
Планируйте задачи и распределяйте ответственность по улучшению коммуникации между отделами и обеспечению контроля за выполнением задач, способствуя в целом повышению производительности команды.
