Як ставити завдання та керувати ними

Розповідаємо, як працювати з завданнями, ставити задачі працівникам та контролювати їх.
Написано Богдан Починок
Оновлено 5 днів тому

Введення задач сприяє покращенню організації робочих процесів та підвищенню ефективності. Працівники можуть легко планувати та відстежувати завдання, такі як продзвонити клієнтам для отримання відгуків, додати нові товари до каталогу, оформити дизайн на замовлення, зателефонувати покупцеві, або запропонувати нові послуги.

Функціонал завдань корисний для:

  • Планування і відстеження робочих процесів;
  • Розподілу відповідальності між працівниками;
  • Спільної роботи та комунікації;
  • Контролю за виконанням;
  • Підвищення ефективності команди.

Де відображаються всі завдання

Перейдіть до розділу «Завдання» в бічному меню. Якщо у вас є невиконане завдання, біля значка світиться індикатор.

При переході в розділ ви побачите список своїх завдань з розділенням по днях тижня. Сортування відбувається по даті виконання, протерміновані завдання завжди знаходяться на початку списку.

Вигляд карток задач та інформація в них:

  1. Кольоровий індикатор — показує пріоритет задачі. Блакитний - звичайний, помаранчевий - важливо, червоний - дуже важливо;
  2. Назва завдання — якщо не вказати автоматично використається «Задача»;
  3. Прив'язка до чату, картки воронки, замовлення — якщо прив'язки немає, ніякої позначки не буде;
  4. Опис  відображається, якщо заповнене в завдані;
  5. Тип задачі — тип, який вказаний в завданні;
  6. Іконка годинника — час виконання завдання вказаний в карточці;
  7. Кнопка «Завершити» — закриває завдання, задача переходить до розділу виконаних. З'являється кнопка «Відновити»;
  8. Кнопка «Відкласти» — дозволяє змінити термін виконання завдання, доступно  1 година, 1 день, 1 тиждень, 1 місяць.

Як фільтрувати та сортувати завдання

В розділі Завдань можна робити:

  1. Швидкий пошук;
  2. Фільтр по полях завдання;
  3. Сортувати задачі за допомогою 4 стандартних фільтрів:
  •  Мої задачі — відображаються завдання, за які ви є відповідальним;
  • Поставлені мною — відображаються завдання, які ви створили для інших користувачів;
  • Усі завдання — відображаються всі невиконані завдання;
  • Виконані завдання.
Важливо! У списку завдань відображається лише 100 найближчих завдань. Якщо вам потрібно знайти конкретну, яка не потрапила до цього списку — ви можете використати фільтри!

Зверніть увагу! За замовчуванням, доступ до всіх завдань є тільки в адміністраторів та співробітників з роллю менеджер. 

За потреби адміністратор може додати права в налаштуваннях ролей і відкрити доступ до своїх завдань для інших ролей, або відкрити доступ до всіх.

Створення завдання

Завдання можуть бути створені:

  • Автоматично чи вручну з різних розділів: картка покупця, картка воронки та замовлення. Вони будуть прив'язані до конкретного замовлення, воронки чи покупця відповідно та матимуть клікабельний номер в назві завдання у списку;
  • З розділу «Завдання» по кнопці «Додати завдання» у верхньому правому кутку, або такій же кнопці у списку задач біля дня тижня, щоб одразу підтягнути його дату в термін виконання завдання.

При цьому ви будете бачити однаковий вигляд вікна створення завдання з полями для заповнення:

  • Тип задачі  виберіть тип нової задачі: звичайне завдання, нагадування, дзвінок, повідомлення (лист), зустріч або подію;
  • Завдання   назва, якщо не вказати автоматично використається «Задача»;
  • Опис  необов'язкове поле для заповнення, але докладний опис завдання допоможе виконавцю краще зрозуміти, що саме необхідно зробити;
  • Термін виконання — можна вибрати один із 5 швидких шаблонів, або встановити точну дату;
  • Пріоритет — залежно від пріоритету, у загальному списку змінюватиметься колір позначки задачі;
  • Відповідальний — оберіть, хто повинен виконати завдання. За замовчуванням проставляється постановник завдання;
  • Файли — можна додати необхідні файли до завдання;
  • Дозволити редагування — перемикач, доступний для постановника чи адміністратора. При активації дозволяє відповідальним редагувати завдання. Якщо немає дозволу на редагування, кнопка «Відкласти» для відповідального не буде відображатись.

Після заповнення всіх потрібних полів натисніть «Додати», нове завдання з'явиться у списку. В будь-який момент його можна відкрити та відредагувати.

Робота із завданням

Перейдіть у потрібну задачу, ви можете:

  1. Прикріплювати файли;
  2. Залишати коментарі — коментар може залишити будь-який користувач, який має доступ до задачі (видалити або відредагувати може тільки адміністратор, або користувач, який його залишав).
    В коментарях можна позначати працівників через @, вони отримають сповіщення з якого відразу зможуть відкрити завдання;
  3. Подивитись історію дій в завданні — цей функціонал з'явиться вже у найближчих оновленнях;
  4. Налаштування — перемикач, доступний для постановника чи адміністратора. При активації дозволяє відповідальним редагувати завдання;
  5. Відкласти — дозволяє змінити термін виконання завдання, доступно  1 година, 1 день, 1 тиждень, 1 місяць. Для непрострочених час відкладення додається до терміну виконання, для прострочених додається до поточного часу;
  6. Завершити — закриття задачі, задача переходить до розділу виконаних. З'являється кнопка «Відновити».

Плануйте задачі та розподіляйте відповідальність для покращення комунікації між відділами та забезпечення контролю за виконанням завдань, сприяючи в цілому підвищенню продуктивності команди.

Теги: задача, задачі, завдання, нагадування, відповідальний, виконавець, постановка задачі, завдання з картки воронки, завдання з картки замовлення,  протерміновані завдання, відкласти задачу, термін виконання, фільтр, пошук, сортування задач
Чи була наша стаття корисною?