Як ставити завдання та керувати ними

Завдання - це цільові вказівки для працівників щодо виконання тих чи інших функцій. Вони можуть бути пов'язані з обробкою безпосередньо, так і мати до цього процесу непряме відношення
Написано Богдан Починок
Оновлено 2 місяці тому

Цей розділ передбачає можливість поставити конкретним співробітникам завдання, як із прив'язкою до будь-якого замовлення, покупця або заявки, так і без неї.

Наприклад: продзвонити останнім клієнтам для збирання відгуків, додати до каталогу нові товари, оформити дизайн для товару на замовлення, зателефонувати покупцеві, запропонувати клієнту нову послугу тощо.

Плюси цієї функції:

  • розподіл роботи між працівниками;
  • можливість перегляду завдання відразу кількома людьми;
  • контроль за виконанням;
  • підвищення ефективності команди.

Де відображаються всі завдання

Перейдіть до розділу «Завдання» через бічне меню (якщо у вас є невиконане завдання, біля значка світиться індикатор).

Тут виводиться загальний список усіх завдань, розділених по днях тижня та відсортований за допомогою 4 стандартних фільтрів:

  • мої задачі - відображаються завдання, за які ви є відповідальним;
  • поставлені мною – відображаються завдання, які ви створили для інших користувачів;
  • усі завдання – відображаються всі невиконані завдання;
  • виконані завдання.

Важливо! У списку завдань відображається лише 100 найближчих завдань. Якщо вам потрібно знайти конкретну, яка не потрапила до цього списку — ви можете використати фільтри!

Як додати нове завдання

Щоб створити нове завдання, натисніть кнопку «Додати завдання» у верхньому правому кутку, або таку ж кнопку біля потрібного дня, щоб одразу підтягнути його дату в термін виконання завдання.

З'явиться вікно створення завдання, в якому ви можете вказати:

  • тип - звичайне завдання, нагадування, дзвінок, повідомлення (лист), зустріч або подію;
  • назва — якщо не вказати, її автоматично буде названо «Завдання»;
  • опис - необов'язкове поле для заповнення. Але докладний опис завдання допоможе виконавцю краще зрозуміти;
  • термін виконання — можна вибрати один із 5 швидких шаблонів, або встановити точну дату;
  • пріоритет — залежно від пріоритету, у загальному списку змінюватиметься колір позначки задачі:
  • відповідальний — Виберіть, хто повинен виконати завдання. По замовчуванню проставляється постановник завдання.

Після заповнення всіх потрібних полів натисніть «Додати». Після чого нове завдання з'явиться у списку.

Робота із завданням

У збереженій задачі у вас з'явиться можливість:

  1. прикріплювати до неї файли;
  2. залишати коментарі — коментар може залишити будь-який користувач, який має до неї доступ (також коментар може видалити або відредагувати адміністратор, або користувач, який його залишав);
  3. подивитись історію дій за завданням — цей функціонал з'явиться вже у найближчих оновленнях.

Щоб перевести завдання у статус «Виконаний», досить просто відзначити його у загальному списку:

Після оновлення списку завдань, вона перейде до розділу виконаних.

Щоб прив'язати завдання до будь-якого замовлення, розкрийте його та натисніть «Додати» біля поля «Завдання»:

Для створення завдання у покупці, потрібно відкрити його картку, перейти до розділу «Завдання» та натиснути «Додати завдання»:

Створення завдання у заявці також відбувається через її картку. Для цього достатньо відкрити розділ «Завдання» та натиснути «Додати завдання»:

У Вас відкриється таке саме вікно, як і під час створення через розділ «Завдання». Принцип заповнення той самий.

Після створення, вона відображатиметься у самому замовленні, покупці або заявці. А також у загальному списку завдань, із прив'язкою до картки, в якій вона створювалась:

Хто може переглядати завдання

За замовчуванням, доступ до всіх завдань є тільки в адміністраторів та співробітників за участю менеджера.

Але ви можете змінити ці права: відкрити доступ до своїх завдань для інших ролей, або відкрити доступ до всіх завдань (у яких призначені відповідальними).

Для цього відкрийте налаштування потрібної ролі та встановіть галочки біля потрібних доступів у групі «Завдання»:

Більш детальну інструкцію можна вивчити в нашій статті з налаштування доступу за ролями!

Теги: задача, задачі, завдання, нагадування, відповідальний, виконавець
Чи була наша стаття корисною?