Як додавати та змінювати оплати від покупця у замовленні?

Розбираємось, як ефективно керувати оплатами від покупця в замовленнях: додавати, редагувати чи скасовувати.

Написано Владислав Пономарь

Оновлено 2 місяці тому

Управління оплатами від покупців є важливою частиною обробки замовлень. KeyCRM спрощує цей процес, дозволяючи управляти всіма платежами прямо у вікні замовлення, зручно відстежувати статуси оплат, приймати обґрунтовані рішення щодо відправлення замовлень та бачити оплати в Аналітиці.

Як додати оплату в замовленні

Оплата може бути створена автоматично при синхронізації замовлення з джерел (які це підтримують), по API, після оформлення ТТН з післяплатою.

Щоб додати оплату вручну перейдіть в замовленні у розділ «Оплати», натисніть на кнопку «Додати оплату» та заповніть поля:

Створити рахунок — увімкніть перемикач, якщо потрібно створити рахунок для онлайн оплати, має бути налаштована інтеграція з платіжною системою;
Тип оплати — виберіть спосіб оплати;
Статус — «Сплачено», щоб внести передоплату чи аванс або «Не сплачено», щоб створити платіж на суму, яку очікуєте отримати від покупця;
Сума оплати — заповніть суму оплати, валюта залежить від джерела замовлення;
Дата — виберіть дату надходження оплати, за замовленням проставиться поточна дата в момент додавання платежу;
Опис — залиште коментар за потреби, можна залишити пустим;
Зовнішні транзакції — виберіть транзакцію, щоб прив'язати її до замовлення, якщо у вас підключені виписки з платіжних сервісів, можна здійснити пошук по коментарю або сумі оплати.

Зверніть увагу! У цьому списку відображається тільки 100 транзакцій, які ще не були прив'язані до замовлень. Якщо вам необхідно обрати транзакцію, яка була здійснена давно, заархівуйте не прив'язані транзакції.

Після внесення даних натисніть «Зберегти», оплата буде додана до замовлення.

Як редагувати та скасовувати оплати

Різні дії з оплатами доступні залежно від статусів оплат:

Не сплачено — можна відредагувати оплату повністю, якщо це не рахунок для онлайн оплати, змінити статус на «Сплачено» або «Відхилено»;
Сплачено — доступна тільки зміна статусу на «Відхилено» в усіх статусах крім групи «Виконано»;
Відхилено — ніякі дії не доступні, інформація про платіж залишається в цьому статусі у замовленні без можливості видалення.

Зверніть увагу! При скасуванні замовлення автоматично скасовуються усі оплати в ньому. Якщо вам потрібно залишити оплату, можна додати її ще раз.

При цьому фіскалізація автоматично скасована не буде, ви можете налаштувати тригер який виконає скасування фіскалізації.

Для зміни статусу оплати потрібно натиснути на іконку поточного статусу і обрати інший. Для редагування несплаченої оплати є окрема кнопка олівця:

Статуси оплати всього замовлення

Залежно від статусів оплат платежів автоматично формується статус оплати замовлення в цілому. Існує чотири статуси:

Не сплачено — коли у замовленні не додані оплати або усі у статусі «Сплачено» чи «Відхилено»;
Часткова оплата — якщо сума оплат у статусі «Сплачено» менша за загальну вартість замовлення;
Сплачено — коли замовлення сплачено повністю;
Оплата зверх — якщо сума оплат у статусі «Сплачено» більша за загальну вартість замовлення.

Порада: Не переводьте замовлення у статус «Виконано», доки по ньому не здійснено повністю і не підтверджено оплату.

Статус оплати замовлення відображається у відповідному полі, його можна додати також у список замовлень окремою колонкою:

Теги: оплата, оплати, додати оплату, скасувати оплату, відмінити оплату, редагування оплат, оплачено зверх, часткова оплата, не оплачено

Чи була наша стаття корисною?