Якщо ви раніше працювали в іншій CRM, Google Таблицях або Excel, а зараз хочете перейти в KeyCRM, зберігши дані компаній, вам необхідно зробити імпорт старої бази.
Після цього можна розпочинати імпорт інших компаній!
Імпорт здійснюється в декілька кроків, але для початку опишемо кілька важливих моментів:
- Щоб імпортувати компанії разом з покупцями — спочатку імпортуйте компанії, а потім покупців. Приєднання покупця до компанії відбувається за назвою компанії, тому вона повинна бути однаковою в таблицях (можна використовувати один файл, вибираючи потрібні колонки);
- Компанії можна імпортувати тільки після їх активації в «Налаштування» → «Додатково» → «Компанії».
Крок 1. Підготовка файлу
Для того, щоб ваш файл правильно завантажився, а дані імпортувались — його потрібно підготувати:
- Допустимі формати: *.xlsx, *.csv, *.ods;
- Кодування файлу має бути UTF-8;
- Якщо стандартних полів картки компанії недостатньо, ви можете створити свої поля та завантажити дані з файлу в них;
- Щоб вказати компанії відповідального менеджера, в окремому стовпчику пропишіть ім'я та прізвище відповідного користувача або його ID.
Крок 2. Завантаження файлу в KeyCRM
Перейдіть до розділу «Компанії», натисніть на трикутник біля кнопки «Додати компанію» та виберіть «Імпорт компаній з файлу»:
У вікні відображатиметься історія всіх попередніх імпортів. Щоб зробити новий, натисніть кнопку «Вибрати файл для імпорту» у верхньому правому кутку.
Після завантаження обраного файлу ви побачите які дані розпізнала система.
Крок 3. Налаштування імпорту
У цьому кроці необхідно вказати, яка колонка в таблиці відповідатиме за конкретне поле в компанії, а також з якого саме рядка система почне імпортувати покупців.
Зверху над кожною колонкою є рядок із кнопками «Вибрати», натисніть на неї, щоб розгорнути список усіх доступних полів і виберіть те, що відповідає інформації в колонці.
Коли переконайтеся, що всі дані коректно розпізнані та виставте відповідність колонок та натисніть кнопку «Імпорт» у нижньому правому кутку.
Дії після успішного імпорту
Після імпорту ви побачите повідомлення про успішне завершення (або отримаєте повідомлення на пошту, якщо файл був досить великий).
Також в історії імпортів з'явиться запис, в якому буде видно:
- кількість імпортованих рядків;
- кількість нових компаній;
- колонка «Існуючі» для компаній не актуальна;
- кількість рядків, які не вдалося імпортувати через некоректні дані (навівши на значок «!», ви зможете побачити які саме рядки не імпортувалися, а також причину помилки);
- кнопка для скасування імпорту (у момент скасування система видаляє всі компанії, які створилися після імпорту. Доступна лише протягом 24 годин з моменту імпорту):
