Если вы ранее работали в другой CRM, Google Таблицах или Excel, и хотите перейти в KeyCRM, вы можете выполнить импорт контактов ваших клиентов.

Шаг 1. Подготовка файла

Для того чтобы ваш файл правильно загрузился и данные корректно импортировались — его нужно подготовить:

• допустимые форматы импорта: *.xlsx, *.csv, *.ods;
• кодировка файла должна быть UTF-8;
• Чтобы импортировать компании вместе с покупателями — сначала импортируйте компании, а потом покупателей. Присоединение покупателя к компании происходит по названию компании, поэтому оно должно быть одинаковым в таблицах (можно использовать один файл, выбирая нужные колонки);
• Если стандартных полей карточки покупателя недостаточно, вы можете создать свои поля и загрузить данные из файла в них;
• Чтобы указать покупателю ответственного менеджера, в отдельном столбце пропишите имя и фамилию соответствующего пользователя или его ID. 

• Номера телефонов, лучше, указывать в международном формате с плюсом - «+380ХХХХХХХХХХХХХ»;
• Если в файле указано несколько телефонов или email-адресов их можно указать через запятую или выбрать одинаковые значения, если они указаны в отдельных столбцах;
• Чтобы обновить информацию в существующих карточках покупателя (добавить email, номер телефона или указать ответственных), в таблице обязательно необходимо указать полное имя и номер телефона;
• Если ФИО клиента указано в разных столбцах, то каждому из них выберите столбец «Покупатель: Полное имя».

Шаг 2. Загрузка файла в KeyCRM

Перейдите в раздел «Продажи» → «Покупатели», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить покупателя» и выберите «Импорт покупателей из файла»:

В окне будет отображаться история всех предыдущих импортов. Чтобы выполнить новый импорт, нажмите кнопку «Выбрать файл для импорта» в верхнем правом углу:

После того как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.

Шаг 3. Настройка импорта

Параметры импорта и соответствия колонок

1. Начать со строки — укажите строку, с которой система начнет импортировать контакты покупателей;
2. Выбрать — выберите для необходимого столбца значение поля, в которое импортируются данные из файла;
3. Импорт — нажмите на кнопку, после выбора всех столбцов, данные из которых нужно импортировать.

Действия после импорта

После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (если файл достаточно большой, импорт будет проводиться в фоновом режиме).

В истории импорта появится запись, в которой будет видно:

• количество импортированных строк;
• количество новых покупателей;
• количество обновленных покупателей;
• количество строк, которые не удалось импортировать из-за некорректных данных (наведя на иконку «!», вы сможете увидеть какие именно строки не импортировались, а также причину ошибки);
• кнопка для «отмены импорта» будет доступна только в течение 24-х часов, с момента импорта: