Загрузка (импорт) покупателей из файла в KeyCRM

Вы можете импортировать свою базу клиентов буквально в несколько кликов. Разбираемся как это сделать.
Автор Максим Киричек
Обновлено 1 месяц назад

Если вы ранее вели клиентскую базу в другой CRM, Google Таблицах или Excel, а сейчас хотите перейти в KeyCRM, то вам необходимо сделать импорт этой базы.

Обратите внимание! Мы рекомендуем первый импорт выполнить для 5-10 покупателей, чтобы убедится, что структура файла корректная и данные импортируются правильно. 
После чего можно приступать к импорту остальных покупателей

Импорт осуществляется в несколько шагов, но для начала опишем несколько очень важных моментов:

  • покупатели также сразу создаются при импорте заказов;
  • несколько телефонов или email-адресов можно указывать через запятую либо в отдельных столбцах;
  • имя и фамилию можно указывать как в одном столбце, так и в разных;
  • номера телефонов, лучше всего, указывать в международном формате с плюсом - «+380ХХХХХХХХХ»;
  • вместе с основными полями покупателей можно также добавить пользовательские поля;

Шаг 1. Подготовка файла

Для того чтобы ваш файл правильно загрузился, а данные импортировались — его нужно подготовить:

  • допустимые форматы: *.xlsx, *.csv, *.ods;
  • кодировка файла должна быть UTF-8;
  • чтобы обновить информацию о покупателе (добавить email или еще один номер телефона), в таблице обязательно нужно указать соответствия полного имени и уже существующего номера телефона в покупателе. 

Шаг 2. Загрузка файла в KeyCRM

Перейдите в раздел «Покупатели», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить покупателя» и выберите «Импорт покупателей из файла»:

В открывшемся окне будет отображаться история всех предыдущих импортов. Чтобы сделать новый — нажмите на кнопку «Выбрать файл для импорта», в верхнем правом углу: 

После того как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.

Обратите внимание! Если все данные с таблицы формата csv отображаются в одном столбце, то необходимо указать разделитель в поле над таблицей.

Шаг 3. Настройка импорта

В этом шаге необходимо указать, какая колонка в таблице отвечать за конкретное поле в покупателе, а также, с какой именно строки система начнет импортировать покупателей. 

Сверху над каждой колонкой есть строка с кнопками «Выбрать», нажмите на неё, чтобы развернуть список всех доступных полей и выберите то, которое соответствует информации в колонке:

Чтобы не перегружать браузер, в этом окне отображается только 20 строк из вашего файла, но после запуска импорта информация подтянется со всех строк. 

Когда убедитесь, что все данные корректно распознаны и выставите соответствие колонок, нажмите кнопку «Импорт», в правом нижнем углу.

Действия после успешного импорта

После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (или получите уведомления на почту, если файл был достаточно большой).

Также в истории импортов появится запись, в которой будет видно:

  • количество импортированных строк;
  • количество новых покупателей;
  • количество обновленных покупателей;
  • количество строк, которые не удалось импортировать из-за некорректных данных (наведя на значок «!» вы сможете увидеть в какие именно строки не импортировались, а также причину ошибки);
  • кнопка для отмены импорта (в момент отмены система удалит всех покупателей, которые создались после импорта. Доступна только в течение 24-х часов, с момента импорта):
    ВАЖНО: При выполнении отмены будут удалены только новые покупатели. То есть, если у вас в базе уже был покупатель, и при импорте ему добавился новый телефон, то отмена импорта этот телефон не удалит. 

Теги: импорт, імпорт, импортировать, імпортувати, клиенты, база
Оцените эту статью