Импорт (загрузка) покупателей из файла в KeyCRM из файла

Описываем как импортировать контакты покупателей (клиентов) в KeyCRM

Автор Максим Киричек

Обновлено 4 недели назад

Если вы ранее работали в другой CRM, Google Таблицах или Excel, и хотите перейти в KeyCRM, вы можете выполнить импорт контактов ваших клиентов.

Обратите внимание! Мы рекомендуем первый импорт выполнить для 5-10 контактов покупателей, чтобы убедиться, что структура файла корректна и данные импортируются правильно. После чего можно приступать к импорту остальных покупателей!

Если при импорте заказов выбраны столбцы данных покупателей, они также создадутся в KeyCRM.

Шаг 1. Подготовка файла

Рекомендуем ознакомиться с примером таблицы для импорта покупателей.

Для того чтобы ваш файл правильно загрузился и данные корректно импортировались — его нужно подготовить:

допустимые форматы импорта: *.xlsx, *.csv, *.ods;
кодировка файла должна быть UTF-8;
Чтобы импортировать компании вместе с покупателями — сначала импортируйте компании, а потом покупателей. Присоединение покупателя к компании происходит по названию компании, поэтому оно должно быть одинаковым в таблицах (можно использовать один файл, выбирая нужные колонки);
Если стандартных полей карточки покупателя недостаточно, вы можете создать свои поля и загрузить данные из файла в них;
Чтобы указать покупателю ответственного менеджера, в отдельном столбце пропишите имя и фамилию соответствующего пользователя или его ID.

Обратите внимание! Если менеджер неактивен (статус «В ожидании»), то он не подтянется во время импорта. Чтобы активировать профиль, пользователю нужно авторизоваться в кабинете.

Номера телефонов, лучше, указывать в международном формате с плюсом - «+380ХХХХХХХХХХХХХ»;
Если в файле указано несколько телефонов или email-адресов их можно указать через запятую или выбрать одинаковые значения, если они указаны в отдельных столбцах;
Чтобы обновить информацию в существующих карточках покупателя (добавить email, номер телефона или указать ответственных), в таблице обязательно необходимо указать полное имя и номер телефона;
Если ФИО клиента указано в разных столбцах, то каждому из них выберите столбец «Покупатель: Полное имя».

Обратите внимание! Система автоматически объединит дубли, если данные покупателей полностью совпадают.

Если же совпадает только часть данных, появится отметка потенциального дубля и позже можно будет объединить такие контакты вручную.

Шаг 2. Загрузка файла в KeyCRM

Перейдите в раздел «Продажи» → «Покупатели», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить покупателя» и выберите «Импорт покупателей из файла»:

В окне будет отображаться история всех предыдущих импортов. Чтобы выполнить новый импорт, нажмите кнопку «Выбрать файл для импорта» в верхнем правом углу:

После того как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.

Обратите внимание! Если все данные из таблицы формата csv отображаются в одном столбце, необходимо указать разделитель в поле над таблицей.

Шаг 3. Настройка импорта

Параметры импорта и соответствия колонок

Начать со строки — укажите строку, с которой система начнет импортировать контакты покупателей;
Выбрать — выберите для необходимого столбца значение поля, в которое импортируются данные из файла;
Импорт — нажмите на кнопку, после выбора всех столбцов, данные из которых нужно импортировать.

Чтобы не перегружать браузер, в этом окне отображается только 20 строк из файла, но после запуска импорта информация подтянется из всех строк.

Обратите внимание! Система может подсвечивать данные красным, указывая что формат данных не корректен к загрузке, но это не всегда так и даже подсвеченные данные будут загружены.

Поэтому мы рекомендуем сначала выполнить импорт на нескольких строках, чтобы убедиться, что все данные корректно загрузились в систему и только потом загружать весь файл.

Нажмите кнопку «Импорт» в нижнем правом углу.

Действия после импорта

После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (если файл достаточно большой, импорт будет проводиться в фоновом режиме).

В истории импорта появится запись, в которой будет видно:

количество импортированных строк;
количество новых покупателей;
количество обновленных покупателей;
количество строк, которые не удалось импортировать из-за некорректных данных (наведя на иконку «!», вы сможете увидеть какие именно строки не импортировались, а также причину ошибки);
кнопка для «отмены импорта» будет доступна только в течение 24-х часов, с момента импорта:

Важно! После отмены будут удалены только новые покупатели. То есть если у вас в базе уже был покупатель, и при импорте ему добавился новый телефон, то отмена импорта этот телефон не удалит.

Теги: импорт, покупатели, импортировать, контакты, клиенты, база клиентов, контактов

Оцените эту статью