Если вы ранее вели клиентскую базу в другой CRM, Google Таблицах или Excel, а сейчас хотите перейти в KeyCRM, то вам необходимо сделать импорт этой базы.
После чего можно приступать к импорту остальных покупателей!
Импорт осуществляется в несколько шагов, но для начала опишем несколько очень важных моментов:
- покупатели также сразу создаются при импорте заказов;
- несколько телефонов или email-адресов можно указывать через запятую либо в отдельных столбцах;
- имя и фамилию можно указывать как в одном столбце, так и в разных;
- номера телефонов, лучше всего, указывать в международном формате с плюсом - «+380ХХХХХХХХХ»;
- вместе с основными полями покупателей можно также добавить пользовательские поля;
Шаг 1. Подготовка файла
Для того чтобы ваш файл правильно загрузился, а данные импортировались — его нужно подготовить:
- допустимые форматы: *.xlsx, *.csv, *.ods;
- кодировка файла должна быть UTF-8;
- чтобы обновить информацию о покупателе (добавить email или еще один номер телефона), в таблице обязательно нужно указать соответствия полного имени и уже существующего номера телефона в покупателе.
Шаг 2. Загрузка файла в KeyCRM
Перейдите в раздел «Покупатели», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить покупателя» и выберите «Импорт покупателей из файла»:
В открывшемся окне будет отображаться история всех предыдущих импортов. Чтобы сделать новый — нажмите на кнопку «Выбрать файл для импорта», в верхнем правом углу:
После того как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.
Шаг 3. Настройка импорта
В этом шаге необходимо указать, какая колонка в таблице отвечать за конкретное поле в покупателе, а также, с какой именно строки система начнет импортировать покупателей.
Сверху над каждой колонкой есть строка с кнопками «Выбрать», нажмите на неё, чтобы развернуть список всех доступных полей и выберите то, которое соответствует информации в колонке:
Когда убедитесь, что все данные корректно распознаны и выставите соответствие колонок, нажмите кнопку «Импорт», в правом нижнем углу.
Действия после успешного импорта
После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (или получите уведомления на почту, если файл был достаточно большой).
Также в истории импортов появится запись, в которой будет видно:
- количество импортированных строк;
- количество новых покупателей;
- количество обновленных покупателей;
- количество строк, которые не удалось импортировать из-за некорректных данных (наведя на значок «!» вы сможете увидеть в какие именно строки не импортировались, а также причину ошибки);
- кнопка для отмены импорта (в момент отмены система удалит всех покупателей, которые создались после импорта. Доступна только в течение 24-х часов, с момента импорта):
ВАЖНО: При выполнении отмены будут удалены только новые покупатели. То есть, если у вас в базе уже был покупатель, и при импорте ему добавился новый телефон, то отмена импорта этот телефон не удалит.
