Как ставить задачи и управлять ими

Рассказываем, как работать с задачами, ставить задачи работникам и контролировать их
Автор Александра Дубейко
Обновлено 1 месяц назад

Введение задач способствует улучшению организации рабочих процессов и повышению эффективности. Работники могут легко планировать и отслеживать задачи, такие как прозвонить клиентам для получения отзывов, добавить новые товары в каталог, оформить дизайн на заказ, позвонить покупателю, или предложить новые услуги.

Функционал задач полезен для:

  • Планирование и отслеживание рабочих процессов;
  • Распределения ответственности между работниками;
  • Совместной работы и коммуникации;
  • Контроля за исполнением;
  • Повышение эффективности команды.

Где отображаются все задачи

Перейдите в раздел  «Задачи» в боковом меню. Если у вас есть невыполненная задача, возле значка светится индикатор.

При переходе в раздел вы увидите список своих задач с разделением по дням недели. Сортировка происходит по дате выполнения, просроченные задачи всегда находятся в начале списка.

Вид карточек задач и информация в них:

  1. Цветной индикатор показывает приоритет задачи. Голубой - обычный, оранжевый - важно, красный - очень важно;
  2. Название задачи если не указать автоматически используется «Задача»;
  3. Привязка к чату, карточке воронки, заказу - если привязки нет, никакой отметки не будет;
  4. Описание — отображается, если заполнено в задаче;
  5. Тип задачи — тип, который указан в задании;
  6. Иконка часов —  время выполнения задачи указанное в карточке;
  7. Шкала чек-листа — показывается количество выполненных пунктов;
  8. Иконка подзадач — показывается количество завершенных подзадач;
  9. Кнопка «Завершить» —  закрывает задачу, задача переходит в раздел выполненных. Появляется кнопка «Восстановить»;
  10. Кнопка «Отложить» —  позволяет изменить срок выполнения задачи, доступно 1 час, 1 день, 1 неделя, 1 месяц.

Как фильтровать и сортировать задания

В разделе Задач можно делать:

  1. Быстрый поиск;
  2. Фильтр по полям задачи;
  3. Сортировать задачи с помощью 4 стандартных фильтров:
  • Мои задачи — отображаются задачи, за которые вы являетесь ответственным;
  • Поставленные мной — отображаются задачи, которые вы создали для других пользователей;
  • Все задачи — отображаются все невыполненные задачи;
  • Выполненные задачи — отображаются выполненные задачи.
Важно! В списке задач отображается всего 100 ближайших задач. Если вам нужно найти конкретную, не попавшую в этот список — вы можете использовать фильтры!

Обратите внимание! По умолчанию, доступ ко всем задачам есть только у администраторов и сотрудников с ролью менеджер.

При необходимости администратор может добавить права в настройках ролей и открыть доступ к своим задачам для других ролей или открыть доступ ко всем задачам.

Создание задачи

Задания могут быть созданы:

  • Автоматически или вручную с разных разделов: карточки покупателя, карточки воронки и заказа. Они будут привязаны к конкретному заказу, воронке или покупателю соответственно и будут иметь кликабельный номер в названии задания в списке;
  • Из раздела «Задания» по кнопке «Добавить задание» в правом верхнем углу или такой же кнопке в списке задач около дня недели, чтобы сразу подтянуть его дату в срок выполнения задания.

При этом вы будете видеть одинаковый вид окна создания задания с полями для заполнения:

  1. Тип задачи  выберите тип новой задачи: обычная задача, напоминание, звонок, сообщение (письмо), встреча или событие;
  2. Задача —  название, если не указать автоматически используется «Задача»;
  3. Описание —  необязательное поле для заполнения, но подробное описание задачи поможет исполнителю лучше понять, что именно необходимо сделать;
  4. Срок выполнения  можно выбрать один из 5 быстрых шаблонов, или установить точную дату;
  5. Приоритет —  в зависимости от приоритета, в общем списке будет меняться цвет отметки задачи;
  6. Ответственный —  выберите, кто должен выполнить задачу. По умолчанию проставляется постановщик задачи;
  7. Файлы —  можно добавить необходимые файлы к задаче;
  8. Чек - лист — укажите перечень пунктов через Enter;
  9. Разрешить редактирование —  переключатель, доступный для постановщика или администратора. При активации позволяет ответственным редактировать задачу. Если нет разрешения на редактирование, кнопка «Отложить» для ответственного не будет отображаться.

После заполнения всех нужных полей нажмите «Добавить». После чего новое задание появится в списке и в любой момент можно открыть и редактировать его.

При нажатии кнопки «Добавить и продолжить» задача сразу открывается.

Работа с заданием

Перейдите в нужную задачу, вы сможете:

  1. Копировать ссылку на задачу;
  2. Иконка три точки — позволяет создать или удалить чек - лист и подзадач;
  3. Прикреплять файлы;
  4. Добавить пункт — поле для добавления пункта чек-листа;
  5. Перечень пунктов чек-листа — можно отметить выполнение, при нажатии на пункт отредактировать текст, при наведении на строку есть возможность перетащить и удалить;
  6. Добавить подзадачу — можно добавить подзадачи, блок «Подзадачи» появляется только после первой созданной подзадачи. Если одна из перечня задач закрывается, в основной задаче эта задача будет зачеркнута.
  7. Оставлять комментарии — комментарий может оставить любой пользователь, имеющий доступ к задаче (удалить или отредактировать может только администратор, или пользователь, который его оставлял).
    В комментарии можно помечать работника через @, соответственно этому работнику придет уведомление и он сможет вести переписку в задаче;
  8. Посмотреть историю действий по заданию — этот функционал появится уже в ближайших обновлениях;
  9. Настройки — переключатель, доступный для постановщика или администратора. При активации позволяет ответственным редактировать задачи;
  10. Отложить — позволяет изменить срок выполнения задачи, доступно 1 час, 1 день, 1 неделя, 1 месяц. Для непросроченных время отложения добавляется к сроку выполнения, для просроченных добавляется к текущему времени;
  11. Завершить — закрытие задачи, задача переходит в раздел выполненных. Появляется кнопка «Восстановить».

Планируйте задачи и распределяйте ответственность по улучшению коммуникации между отделами и обеспечению контроля за выполнением задач, способствуя в целом повышению производительности команды.

Теги: задача, задачи, задание, напоминание, ответственный, исполнитель, постановка задачи, задачи с карты воронки, задачи с карты заказа, просроченные задачи, чек - лист, чеклист
Оцените эту статью