Как ставить задачи и управлять ими

Рассказываем, как работать с задачами, ставить задачи работникам и контролировать их
Автор Александра Дубейко
Обновлено 3 дня назад

Введение задач способствует улучшению организации рабочих процессов и повышению эффективности. Работники могут легко планировать и отслеживать задачи, такие как прозвонить клиентам для получения отзывов, добавить новые товары в каталог, оформить дизайн на заказ, позвонить покупателю, или предложить новые услуги.

Функционал задач полезен для:

  • Планирование и отслеживание рабочих процессов;
  • Распределения ответственности между работниками;
  • Совместной работы и коммуникации;
  • Контроля за исполнением;
  • Повышение эффективности команды.

Где отображаются все задачи

Перейдите в раздел «Задачи» в боковом меню. Если у вас есть невыполненная задача, возле значка светится индикатор.

При переходе в раздел вы увидите список своих задач с разделением по дням недели. Сортировка происходит по дате выполнения, просроченные задания всегда находятся в начале списка.

Сортировать задачи можно с помощью 4 стандартных фильтров:

  • Мои задачи — отображаются задачи, за которые вы ответственны;
  • Поставленные мной — отображаются задачи, созданные вами для других пользователей;
  • Все задачи — отображаются все невыполненные задачи;
  • Выполнены задачи.

Также есть возможность быстрого поиска и фильтра по основным полям.

Важно! В списке задач отображается всего 100 ближайших задач. Если вам нужно найти конкретную, не попавшую в этот список — вы можете использовать фильтры!

Создание задачи

Задания могут быть созданы:

  • Автоматически или вручную с разных разделов: карточки покупателя, карточки воронки и заказа. Они будут привязаны к конкретному заказу, воронке или покупателю соответственно и будут иметь кликабельный номер в названии задания в списке;
  • Из раздела «Задания» по кнопке «Добавить задание» в правом верхнем углу или такой же кнопке в списке задач около дня недели, чтобы сразу подтянуть его дату в срок выполнения задания.

При этом вы будете видеть одинаковый вид окна создания задания с полями для заполнения:

  • Тип – выберите тип новой задачи: обычная задача, напоминание, звонок, сообщение (письмо), встреча или событие;
  • Название – если не указать автоматически будет названо «Задача»;
  • Описание – необязательное поле для заполнения, но подробное описание задачи поможет исполнителю лучше понять задачу;
  • Срок выполнения – можно выбрать один из 5 быстрых шаблонов или установить точную дату;
  • Приоритет - в зависимости от приоритета, в общем списке будет изменяться цвет отметки задачи;
  • Ответственный – выберите, кто должен выполнить задание. По умолчанию проставляется постановщик задачи;
  • Файлы – можно добавить необходимые файлы к заданию.

После заполнения всех нужных полей нажмите «Добавить». После чего новое задание появится в списке и в любой момент можно открыть и редактировать его.

Работа с заданием

Перейдите в нужную задачу, вы сможете:

  1. Прикреплять файлы;
  2. Оставлять комментарии – комментарий может оставить любой пользователь, имеющий доступ к задаче (удалить или отредактировать может только администратор, или пользователь, который его оставлял).
    В комментарии можно помечать работника через @, соответственно этому работнику придет уведомление и он сможет вести переписку в задаче;
  3. Посмотреть историю действий по заданию – этот функционал появится уже в ближайших обновлениях.

Чтобы перевести задание в статус «Выполненный», достаточно просто отметить его галочкой в общем списке. После обновления списка задач, задача перейдет в раздел выполненных.

Обратите внимание! По умолчанию, доступ ко всем задачам есть только у администраторов и сотрудников с ролью менеджер.

При необходимости администратор может добавить права в настройках ролей и открыть доступ к своим задачам для других ролей или открыть доступ ко всем задачам.

Планируйте задачи и распределяйте ответственность по улучшению коммуникации между отделами и обеспечению контроля за выполнением задач, способствуя в целом повышению производительности команды.

Теги: задача, задачи, задание, напоминание, ответственный, исполнитель, постановка задачи, задачи с карты воронки, задачи с карты заказа, просроченные задачи.
Оцените эту статью