Как ставить задачи и управлять ими

Задачи — это целевые указания для сотрудников по выполнению тех или иных функций. Они могут быть как связаны с обработкой напрямую, так и иметь к этому процессу косвенное отношение
Автор Александра Дубейко
Обновлено 3 месяца назад

Данный раздел предусматривает возможность поставить конкретным сотрудникам задачи, как с привязкой к какому-либо заказу, покупателю или заявке, так и без неё.

Например: прозвонить последних клиентов для сбора отзывов, добавить в каталог новые товары, оформить дизайн для товара в заказе, позвонить покупателю, предложить клиенту в заяке новую услугу и тд. 

Плюсы этой функции: 

  • распределение работы между сотрудниками; 
  • возможность просмотра задачи сразу несколькими людьми; 
  • контроль выполнения; 
  • повышение эффективности команды.  

Где отображаются все задачи

Перейдите в раздел «Задачи» через боковое меню (если у вас есть невыполненная задача, возле значка будет светиться индикатор).

Здесь выводится общий список всех задач, разделенные по дням недели и отсортированный с помощью 4 стандартных фильтров:

  • мои задачи — отображаются задачи, за которые вы ответственный;
  • поставлены мной — отображаются задачи, которые вы создали для других пользователей;
  • все задачи — отображаются все невыполненные задачи;
  • выполненные задачи.

Как добавить новую задачу

Чтобы создать новую задачу, нажмите на кнопку «Добавить задачу» в верхнем правом углу, или такую же кнопку возле нужного дня, чтобы сразу подтянуть его дату в срок выполнения задачи. 

Появится окно создания задачи, в котором вы можете указать:

  • тип — обычная задача, напоминание, звонок, сообщение (письмо), встреча или событие;
  • название — если не указать, её будет автоматически названо «Задача»;
  • описание — необязательно поле для заполнения. Но подробное описание задачи поможет исполнителю лучше ее понять;
  • срок выполнения — можно выбрать один из 5 быстрых шаблонов, или установить точную дату;
  • приоритет — в зависимости от приоритета, в общем списке будет изменяться цвет отметки задачи:
  • ответственный — выберите того, кто должен выполнить задачу. По умолчанию проставляется постановщик задачи. 

После того как заполните все нужные поля, нажмите «Добавить». После чего новая задача появится в списке. 

Работа с задачей

В сохраненной задаче у вас появится возможность:

  • прикреплять к ней файлы (1);
  • оставлять комментарии (2) — комментарий может оставить любой пользователь, у которого есть к ней доступ (также комментарий может удалить или отредактировать администратор, или пользователь, который его оставлял);
  • посмотреть историю действий (3) по задаче — этот функционал появится уже в ближайших обновлениях. 

Чтобы перевести задачу в статус «Выполнен», достаточно просто отметить её в общем списке:

После обновления списка задач, она перейдет в раздел выполненных. 

Как добавить новую задачу через заказ, покупателя или заявку

Чтобы привязать задачу к какому-либо заказу, раскройте его и нажмите «Добавить» возле поля «Задачи»

Для создания задачи в покупателе, нужно открыть его карточку, перейти в раздел «Задачи» и нажать «Добавить задачу»:

Создания задачи в заявке также происходит через её карточку. Для этого достаточно открыть раздел «Задачи» и нажать «Добавить задачу»:

У Вас откроется такое же окно, как и при создании через раздел «Задачи». Принцип заполнения тот же

После создания, она будет отображаться в самом заказе, покупателе или заявке. А также в общем списке задач, с привязкой к карточке, в которой она создавалась:

Кто может просматривать задачи 

По умолчанию, доступ ко всем задачам есть только у администраторов и сотрудников с ролью менеджер

Но вы можете изменить эти права: открыть доступ к своим задачам для остальных ролей, или открыть доступ ко всем задачам (в которых они назначены ответственными).

Для этого откройте настройки нужной роли, и установите галочки возле нужных доступов в группе «Задачи»:

Более детальную инструкцию можно изучить в нашей статье по настройке доступов по ролям

Теги! Задачи, задача, как ставить задачи, как редактировать задачи, как сменить исполнителя задачи, ответсвенный.
Оцените эту статью