Якщо ви раніше працювали в іншій CRM, Google Таблицях або Excel, і хочете перейти у KeyCRM, ви можете виконати імпорт контактів ваших клієнтів.

Крок 1. Підготовка файлу

Для того, щоб ваш файл правильно завантажився і дані коректно імпортувалися — його потрібно підготувати:

• допустимі формати імпорту: *.xlsx, *.csv, *.ods;

• кодування файлу має бути UTF-8;

Крок 2. Завантаження файлу в KeyCRM

Перейдіть до розділу «Продажі» → «Покупці», натисніть на трикутник біля кнопки «Додати покупця» та оберіть «Імпорт покупців з файлу»:

У вікні буде відображатись історія всіх попередніх імпортів. Щоб виконати новий імпорт, натисніть кнопку «Вибрати файл для імпорту» у верхньому правому кутку:

Після того, як файл вибраний ви побачите які дані розпізнала система.

Крок 3. Налаштування імпорту

Параметри імпорту та відповідності колонок

1. Почати з рядка — вкажіть рядок, з якого система почне імпортувати контакти покупців;
2. Вибрати — оберіть для необхідного стовпчику значення поля, до якого імпортуються дані з файлу;
3. Імпорт — натисніть на кнопку, після вибору всіх стовпчиків, дані з яких треба імпортувати:

Рекомендації по налаштуваннях

• Номери телефонів, краще, вказувати у міжнародному форматі з плюсом – «+380ХХХХХХХХХ»;

• Якщо у файлі вказано декілька телефонів або email-адрес їх можна вказати через кому або обрати однакові значення, якщо вони вказані в окремих стовпцях;

• Щоб оновити інформацію в існуючих картках покупця (додати email, номер телефону або вказати відповідальних), в таблиці обов'язково необхідно зазначити повне ім'я та номер телефону;

• Якщо ПІБ клієнта зазначено у різних стовпчиках, то кожному з них оберіть стовпчик «Покупець: Повне ім'я»;

• Якщо до карток покупців (контактів) необхідно назначити відповідального менеджера у рядку з контактами, в окремому стовпчику, має бути вказане таке ж ім'я менеджера, яке відображається у системі або ID цього менеджера.
• Окрім основних полів можна також додати користувацькі поля і обрати їх під час імпорту;

Дії після імпорту

Після імпорту ви побачите повідомлення про успішне завершення (якщо файл досить великий, імпорт буде проводитись у фоновому режимі).

В історії імпортів з'явиться запис, в якому буде видно:

• кількість імпортованих рядків;
• кількість нових покупців;
• кількість оновлених покупців;
• кількість рядків, які не вдалося імпортувати через некоректні дані (навівши на іконку «!», ви зможете побачити які саме рядки не імпортувалися, а також причину помилки);
• кнопка для «скасування імпорту» буде доступна тільки протягом 24-х годин, з моменту імпорту: