Зміна статусів та груп статусів (для адміністраторів)

Розповідаємо, як відстежувати етап, на якому знаходиться замовлення з допомогою груп статусів і як налаштувати статуси всередині них.
Написано Владислав Пономарь
Оновлено 2 тижні тому

В KeyCRM є вбудовані групи статусів, які підібрані відповідно до стандартних процесів обробки замовлень майже кожного товарного бізнесу.

Всього є шість груп статусів:

  1. Новий. Включає в себе тільки один статус «Новий», без можливості додавати свої статуси;
  2. Погодження. Може включати статуси, необхідні для підтвердження замовлення, наприклад: уточнення деталей, очікування передоплати, немає в наявності і т.д.;
  3. Виробництво. Статуси, що стосуються виробництва товарів, наприклад: потрібно зробити, у виробництві, підготовка макета тощо;
  4. Доставка. Статуси комплектації та самої доставки. Після відправки замовлення службою доставки статуси можуть змінюватись автоматично відповідно до статусів доставки;
  5. Виконано. До цієї групи потрапляють замовлення, які вважаються успішно реалізованими. Можна встановити один фінальний статус або додати необхідний, наприклад: запитати відгук;
  6. Відмінено. Використовується для скасування замовлення. В цій групі статуси можна використовувати, як причини скасування, наприклад: купив у іншому місці, не влаштувала доставка, не влаштувала ціна тощо.

Як додати свій статус

Групи статусів недоступні для редагування чи створення, проте ви маєте можливість додавати власні статуси до них в потрібній кількості. Для цього перейдіть до «Налаштування»«Замовлення»«Статуси», щоб відкрити таблицю налаштувань статусів.

Ми пропонуємо базовий набір статусів, але ви завжди можете відредагувати його та створити свої. Щоб додати новий, необхідно натиснути кнопку «Додати статус», під загальним списком.

Відкриється форма, в якій потрібно вказати назву статусу, вибрати батьківську групу (новий, погодження, виробництво, доставка, виконано, скасовано), а також, за потребою, максимальний час знаходження замовлення у цьому статусі.

Статус замовлення відображає процес, в якому замовлення знаходиться на даному етапі. Наприклад, правильне формулювання «Виготовляється», а неправильне — «Червоний», статус «Надіслано» вірний, а «УкрПошта» ні. Якщо потрібно зробити особливу примітку, ви можете скористатися тегами.

Після чого натисніть «Додати», щоб зберегти новий статус та використовувати його у роботі!

Як змінити чи видалити статус

Важливо! Є три статуси, які зарезервовані системою: Новий, Виконаний, Скасований. Їх не можна відключити, видалити або якось змінити, можна лише встановити максимальний час перебування у статусі «Новий».

Для інших статусів ви можете:

  • змінити позицію статусу. Для цього потрібно затиснути ліву кнопку миші на іконці праворуч від назви групи (1) та перетягнути статус у потрібну позицію;
  • увімкнути/вимкнути статус, натиснувши на перемикач (2) у колонці «Статус»;
  • редагувати статус, натиснувши на іконку редагування (3), що відкриє таке саме вікно, як і при створенні статусу. Змінити можна лише назву та максимальний час у статусі;
  • видалити статус, натиснувши на значок видалення (4).
Зверніть увагу! Вимкнути чи видалити статус можна тільки, якщо в ньому немає жодного замовлення. Тому спочатку переведіть усі замовлення з нього до іншого статусу.

Чому групи статусів недоступні для редагування і створення? 

Розділ замовлень спеціально розроблений саме для товарного бізнесу, тому групи статусів були підібрані відповідно до стандартних процесів, які використовують майже всі підприємства. Це рішення було прийнято з наступних причин:

  • Ми враховуємо, що на різних екранах можуть не поміщатись всі статуси, особливо якщо назва буде дуже довгою або статусів буде надто багато. Це може ускладнити роботу співробітників та зменшити зручність користування списком замовлень, а, відповідно, й швидкість обробки замовлень.
  • В більшості випадків менша кількість статусів допомагає уникнути помилок при створенні зайвих статусів, які можуть перенавантажити інтерфейс та ускладнити його. Коли всі статуси групуються за певними категоріями, CRM виглядає більш організовано, і користувачам легше адаптуватись.
  • Кольори груп статусів були ретельно підібрані так, щоб вони гармонійно виглядали як на світлому, так і на темному фоні інтерфейсу. Це допомагає створити приємний зовнішній вигляд системи та сприяє зручності використання під час роботи.

Кожне підприємство має свої унікальні потреби, тому ми надаємо можливість додавати власні статуси у будь-якій потрібній кількості. Ви можете вибрати їх відповідно до процесів вашого бізнесу та розширити різноманітність кольорового відображення, використовуючи іконки різних стилів:

Теги: додати статус, змінити статус, створити статуси, групи статусів, змінити статуси, свої статуси, групу статусів
Чи була наша стаття корисною?