Если вы новичок в нашей системе и хотите перенести базу данных из другой CRM, Google Таблиц или Excel - эта статья поможет вам быстро и безопасно импортировать все необходимые карточки в воронки. Мы рассмотрим основные шаги, важные нюансы подготовки файлов и дадим советы для облегчения вашего перехода на KeyCRM.

Шаг 1. Подготовка файла

Перед началом убедитесь, что файл загрузки соответствует требованиям к формату KeyCRM:

• допустимые форматы импорта: *.xlsx, *.csv, *.ods;
• кодировка файла должна быть UTF-8;
• Чтобы система не начислила вам платеж за импортированные карточки ($9 за 2000 карточек), обязательно укажите столбец «Дата создания» в котором должны быть указаны даты прошлых месяцев;
• Вместе с карточками воронок можно импортировать пользовательские поля как для воронок, так и покупателей;
• Если в карточке несколько товаров, то каждый товар должен быть отдельной строкой, с обязательным указанием столбца «Воронки: ID», к которой он принадлежит, иначе будет создана новая карточка.
  При этом, если нужно сохранить номер или название карточки на внешнем ресурсе, продублируйте эту колонку и укажите для нее «Воронки: Название»;
• Изображения товаров импортируются через ссылку. Поэтому нужно создать отдельный столбец, в котором каждому товару указать ссылку на изображение. В ссылке должно быть расширение файла в конце, ссылки с Google Диска не подходят;
• Номера телефонов, лучше, указывать в международном формате с плюсом - «+380ХХХХХХХХХ»;
• Если в файле указано несколько телефонов или email-адресов их можно указать через запятую или выбрать одинаковые значения, если они указаны в отдельных столбцах;
• Если ФИО клиента указано в разных столбцах, то каждому из них выберите столбец «Покупатель: Полное имя».
• Чтобы указать в карточке ответственного менеджера, в отдельном столбце пропишите имя и фамилию соответствующего пользователя или его ID.

Шаг 2. Загрузка файла в KeyCRM

Перейдите в раздел «Продажи» → «Воронки», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить заявку/лид/запрос/сделку» и выберите «Импорт в воронку из файла»:

В окне будет отображаться история всех предыдущих импортов. Чтобы выполнить новый импорт, нажмите кнопку «Выбрать файл для импорта» в верхнем правом углу:

После того как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.

Шаг 3. Настройка импорта

Параметры импорта

Первым делом нужно настроить параметры самого импорта (поля выше таблицы):

1. Начать со строки — укажите номер строки, с которой система начнет импортирование карточек
2. Воронка — выберите воронку в которую необходимо осуществить импорт;
3. Статус — выберите статус, в котором будут находиться импортируемые карточки;
4. Источник — выберите источник, который будет отображаться в карточках;
5. Валюта — отображается название валюты, которая указана в настройках источника и которая будет отображаться в товарах/услугах после импорта;
6. Создавать покупателей — активируйте переключатель, если нужно создать карточки покупателей из файла импорта.
   Если выключен, карточки покупателей не будут созданы, но данные покупателя будут отображаться в карточке воронки.

Соответствия колонок

После настройки параметров необходимо указать, колонки в таблице, которые будут отвечать за конкретное поле в карточке.

Сверху над каждой колонкой есть строка с кнопками «Выбрать», нажмите на нее, чтобы развернуть список всех доступных полей и выберите те, которые соответствуют информации в колонке.

Когда убедитесь, что все данные корректно распознаны, и выставите соответствие, нажмите кнопку «Импорт» в нижнем правом углу.

Действия после импорта

После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (или получите сообщение на почту, если файл был достаточно большой).

Также в истории импортов появится запись, в которой будет видно:

• количество импортируемых строк;
• количество новых карточек;
• колонка «Существующие» для карточек неактуальна;
• количество строк, которые не удалось импортировать из-за некорректных данных (приведя на значок «!», вы сможете увидеть какие именно строки не импортировались, а также причину ошибки);
• кнопка для отмены импорта (в момент отмены система удаляет все карточки, создавшиеся после импорта. Доступна только в течение 24 часов с момента импорта):