Если вы раньше работали в другой CRM, Google Таблицах или Excel, а теперь хотите перейти в KeyCRM, сохранив данные компаний, вам необходимо произвести импорт старой базы.
После этого можно приступать к импорту других компаний!
Импорт осуществляется в несколько шагов, но для начала опишем несколько важных моментов:
- если вам нужно импортировать компании вместе с покупателями – в первую очередь нужно выполнить импорт именно компаний, и уже после этого импортировать покупателей. Присоединение покупателя к компании происходит благодаря ее названию, поэтому она должна быть одинакова в таблицах (также можно использовать одну и ту же таблицу, выбирая нужные колонки при импорте компаний и покупателей соответственно);
- вместе с основными полями компаний можно добавить кастомные поля;
- компании можно импортировать только после их активации в «Настройки» → «Дополнительно» → «Компании».
Шаг 1. Подготовка файла
Для того чтобы ваш файл правильно загрузился, а данные импортировались — его нужно подготовить:
- допустимые форматы: *.xlsx, *.csv, *.ods;
- кодировка файла должна быть UTF-8.
Шаг 2. Загрузка файла в KeyCRM
Выделите раздел «Компании», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить компанию» и выберите «Импорт компаний из файла»:
В открывшемся окне будет отображаться история всех предыдущих импортов. Чтобы сделать новый, нажмите кнопку «Выбрать файл для импорта» в правом верхнем углу.
После загрузки выбранного файла вы увидите, какие данные распознала система.
Шаг 3. Настройка импорта
В этом шаге необходимо указать, какая колонка в таблице будет отвечать за конкретное поле в компании, а также с какой именно строки система начнет импортировать покупателей.
Сверху над каждой колонкой есть строка с кнопками «Выбрать», нажмите на нее, чтобы развернуть список всех доступных полей и выберите соответствующую информацию в колонке:
Когда убедитесь, что все данные правильно распознаны и выставьте соответствие колонок, нажмите кнопку «Импорт» в правом нижнем углу.
Действия после успешного импорта
После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (или получите сообщение на почту, если файл был достаточно большой).
Также в истории импортов появится запись, в которой будет видно:
- количество импортируемых строк;
- количество новых компаний;
- колонка «Существующие» для компаний неактуальна;
- количество строк, которые не удалось импортировать из-за некорректных данных (приведя на значок «!», вы сможете увидеть какие именно строки не импортировались, а также причину ошибки);
- кнопка для отмены импорта (в момент отмены система удаляет все компании, создавшиеся после импорта. Доступна только в течение 24 часов с момента импорта):
