Импорт (загрузка) компаний из файла в KeyCRM

Разбираемся, как импортировать список компаний, которые вы вели в другом месте.
Автор Владислав Пономарь
Обновлено 1 неделю назад

Если вы раньше работали в другой CRM, Google Таблицах или Excel, а теперь хотите перейти в KeyCRM, сохранив данные компаний, вам необходимо произвести импорт старой базы.

Обратите внимание! Мы рекомендуем первый импорт выполнить для 5-10 компаний, чтобы убедиться, что структура файла корректна и данные импортируются правильно.

После этого можно импортировать другие компании!

Импорт осуществляется в несколько шагов, но для начала опишем несколько важных моментов:

  • Чтобы импортировать компании вместе с покупателями, сначала импортируйте компании, а затем покупателей. Присоединение покупателя к компании происходит по названию компании, поэтому оно должно быть одинаковым в таблицах (можно использовать один файл, выбирая нужные колонки);
  • Компании можно импортировать только после их активации в «Настройки» → «Дополнительно» → «Компании».

Шаг 1. Подготовка файла

Рекомендуем ознакомиться с примером таблицы для импорта компаний.

Для того чтобы ваш файл правильно загрузился, а данные импортировались — его нужно подготовить:

  • Допустимые форматы: *.xlsx, *.csv, *.ods;
  • Кодировка файла должна быть UTF-8;
  • Если стандартных полей карточки компании недостаточно, вы можете создать свои поля и загрузить данные из файла в них;
  • Чтобы указать компании ответственного менеджера, в отдельном столбце пропишите имя и фамилию соответствующего пользователя или его ID.
Обратите внимание! Если менеджер неактивен (статус «В ожидании»), то он не подтянется во время импорта. Чтобы активировать профиль, пользователю следует авторизоваться в кабинете.

Шаг 2. Загрузка файла в KeyCRM

Выделите раздел «Компании», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить компанию» и выберите «Импорт компаний из файла»:

В открывшемся окне будет отображаться история всех предыдущих импортов. Чтобы сделать новый, нажмите кнопку «Выбрать файл для импорта» в правом верхнем углу.

После загрузки выбранного файла вы увидите, какие данные распознала система.

Обратите внимание! Если все данные из таблицы формата CSV отображаются в одном столбце, необходимо указать разделитель в поле над таблицей.

Шаг 3. Настройка импорта

В этом шаге необходимо указать, какая колонка в таблице будет отвечать за конкретное поле в компании, а также с какой именно строки система начнет импортировать покупателей.

Сверху над каждой колонкой есть строка с кнопками «Выбрать», нажмите на нее, чтобы развернуть список всех доступных полей и выберите соответствующую информацию в колонке:

Чтобы не перегружать браузер, в этом окне отображается только 20 строк из файла, но при запуске импорта информация подтянется со всех строк.

Когда убедитесь, что все данные правильно распознаны и выставьте соответствие колонок, нажмите кнопку «Импорт» в правом нижнем углу.

Действия после успешного импорта

После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (или получите сообщение на почту, если файл был достаточно большой).

Также в истории импортов появится запись, в которой будет видно:

  • количество импортируемых строк;
  • количество новых компаний;
  • колонка «Существующие» для компаний неактуальна;
  • количество строк, которые не удалось импортировать из-за некорректных данных (приведя на значок «!», вы сможете увидеть какие именно строки не импортировались, а также причину ошибки);
  • кнопка для отмены импорта (в момент отмены система удаляет все компании, создавшиеся после импорта. Доступна только в течение 24 часов с момента импорта):

Теги: импорт, импортировать, компании, b2b, бизнес, компания, битуби
Оцените эту статью