Автоматичне створення документів

Автоматичне створення документів — це функція тригерної автоматизації, яка дозволяє генерувати файли (договори, рахунки, накладні тощо) на основі попередньо створених шаблонів.

При спрацюванні тригера система автоматично підставляє дані із замовлення або картки воронки, формує PDF-файл та зберігає його для подальшого використання.

Крок 1. Створіть шаблони потрібних документів

Перед налаштуванням автоматизації переконайтеся, що у вас є готові шаблони. Якщо ні, створіть їх відповідно до розділу:

• для замовлень;
• для воронок.

Обов'язково перевірте шаблон у режимі «Перегляд як PDF», щоб переконатися, що він не містить помилок і відображається коректно:

Ви також можете протестувати його, створивши тестовий файл вручну через поле «Файли» в будь-якому замовленні чи картці воронки:

Крок 2. Налашуйте тригерну автоматизацію

Ми маємо детальні інструкції щодо створення тригерів для замовлень та воронок, тому зараз розглянемо тільки саму дію створення документа.

Під час налаштування тригера:

1. Додайте дію «Створити документ»;
2. Виберіть один чи кілька шаблонів документів для створення.

Як працює автоматичне створення документів

Після того як тригер налаштовано та увімкнено, процес виконується повністю автоматично за такою логікою:

• У момент спрацювання тригера система бере обраний шаблон і автоматично підставляє в нього актуальні дані з поточного замовлення або картки воронки;

• Згенерований документ одразу з’являється у полі «Файли» відповідної картки чи замовлення;

• Документ завжди зберігається у форматі PDF. Назва файлу формується автоматично за чітким шаблоном:

  {назва шаблону} {номер замовлення/картки}_{дата та час генерації}.pdf

  Приклад: Договір 111_2026-04-16 08:59:22.pdf

• Якщо в одному тригері ви додали кілька шаблонів, у результаті ви отримаєте кілька окремих файлів;

• Якщо під час генерації документа щось пішло не так (наприклад, було видалено шаблон або в ньому виникла помилка), відповідальний менеджер замовлення або картки отримає сповіщення.