Імпорт (завантаження) постачальників з файлу в KeyCRM

Розбираємось, як імпортувати список постачальників, який ви вели в іншому місці.
Написано Анастасія Останіна
Оновлено 1 місяць тому

Якщо ви раніше працювали в іншій CRM, Google Таблицях або Excel, а зараз хочете перейти в KeyCRM, перенісши дані постачальників, вам необхідно здійснити імпорт бази.

Зверніть увагу! Ми рекомендуємо перший імпорт виконати для 5-10 постачальників, якщо їх багато. Так ви переконаєтесь, що структура файлу є коректною і дані імпортуються правильно.

Після цього можна розпочинати імпорт інших постачальників!

Імпорт здійснюється в декілька кроків, але для початку опишемо два важливих момента:

  1. Разом з основними полями постачальників можна також додати кастомні поля;
  2. Постачальників можна імпортувати тільки після їх активації в Налаштування → Товари → вкладка «Постачальники»

Крок 1. Підготовка файлу

Для того, щоб ваш файл правильно завантажився, а дані імпортувались — його потрібно підготувати:

  • допустимі формати: *.xlsx, *.csv, *.ods;
  • кодування файлу має бути UTF-8.

Крок 2. Завантаження файлу в KeyCRM

Перейдіть до розділу «Постачальники», натисніть на трикутник біля кнопки «+ Створити постачальника» та виберіть «Імпорт постачальників з файлу»:

У вікні відображатиметься історія всіх попередніх імпортів. Щоб зробити новий, натисніть кнопку «Вибрати файл для імпорту» у верхньому правому кутку.

Після завантаження обраного файлу ви побачите які дані розпізнала система.

Зверніть увагу! Якщо всі дані з таблиці формату csv відображаються в одному стовпці, необхідно вказати роздільник у полі над таблицею.

Крок 3. Налаштування імпорту

У цьому кроці необхідно вказати, яка колонка в таблиці відповідатиме за конкретне поле в системі, а також з якого саме рядка система почне імпортувати постачальників.

Зверху над кожною колонкою є рядок із кнопками «Вибрати», натисніть на неї, щоб розгорнути список усіх доступних полів і виберіть те, що відповідає інформації в колонці. 

При цьому у файлі має бути один стовпчик з назвою, а контактні дані можуть бути в одному стовпчику чи у окремих в потрібній кількості:

Щоб не перевантажувати браузер, у цьому вікні відображається лише 20 рядків з файлу, але після запуску імпорту інформація підтягнеться з усіх рядків.

Коли переконайтеся, що всі дані коректно розпізнані та виставите відповідність колонок, натисніть кнопку «Імпорт» у нижньому правому кутку.

Дії після успішного імпорту

Після імпорту ви побачите повідомлення про успішне завершення (або отримаєте повідомлення на пошту, якщо файл був досить великий).

Також в історії імпортів з'явиться запис, в якому буде видно:

  • кількість імпортованих рядків;
  • кількість нових постачальників;
  • колонка «Існуючі» для постачальників не актуальна;
  • кількість рядків, які не вдалося імпортувати через некоректні дані (навівши на значок «!», ви зможете побачити які саме рядки не імпортувалися, а також причину помилки);
  • кнопка для скасування імпорту (у момент скасування система видаляє всіх постачальників, які створилися після імпорту. Доступна лише протягом 24 годин з моменту імпорту):

Теги: імпорт, імпортувати, постачальники, база постачальників, завантажити постачальників, імпрот
Чи була наша стаття корисною?