Загрузка (импорт) остатков товаров из файла в KeyCRM

В этой статье разбираемся как обновлять остатки с помощью импорта.
Автор Андрей Гадай
Обновлено 4 недели назад

Если вам нужно внести начальные остатки, скорректировать текущие или провести оприходование большого количеств товаров, то всё это можно сделать через импорт остатков.

Обратите внимание! Мы рекомендуем первый импорт выполнить для 5-10 товаров, чтобы убедится, что структура файла корректная и данные импортируются правильно. 
После чего можно приступать к импорту остальных товаров! 

Импорт осуществляется в несколько шагов, но для начала опишем несколько очень важных моментов:

  • импорт остатков будет доступен только если у вас активирован складской учёт;
  • для каждого товара должен быть указан артикул или ID варианта из KeyCRM. Можно одновременно использовать оба параметра, но в разных колонках;
  • каталог товаров и склад является отдельными разделами в нашей системе. Поэтому перед тем, как импортировать остатки, сначала нужно создать товары в каталоге

Шаг 1. Подготовка файла

Для того чтобы ваш файл правильно загрузился, а данные импортировались — его нужно подготовить:

  • допустимые форматы для импорта: *.xlsx, *.csv, *.ods;
  • кодировка файла должна быть UTF-8;
  • если нужно импортировать остатки на разные склады — разделите таблицу для каждого склада отдельно. 

Шаг 2. Загрузка файла в KeyCRM

Перейдите в раздел «Каталог → Движение товаров», нажмите на треугольник возле кнопки «Добавить оприходование» и выберите «Импорт остатков из файла»:

В открывшемся окне будет отображаться история всех предыдущих импортов. Чтобы сделать новый — нажмите на кнопку «Выбрать файл для импорта», в верхнем правом углу: 

После того как файл выбран вы увидите какие данные распознала система.

Обратите внимание! Если все данные с таблицы формата csv отображаются в одном столбце, то необходимо указать разделитель в поле над таблицей.

Шаг 3. Настройка импорта

Параметры импорта

В первую очередь нужно настроить параметры самого импорта (поля сверху таблицы):

  • начать со строки — укажите строку, с которой система начнет импортировать заказы;
  • склад — именно на него будут внесены остатки;
  • обновлять существующие товарыесли выберите его (выключите переключатель), то для товаров установятся значения остатков из файла импорта. Например, у вас есть товар, у которого в KeyCRM остатки 100 шт., а в файле импорта указано количество 60 шт. После выполнения импорта товару в CRM установится значение остатков 60 шт.
  • создание оприходованияпри выборе этого способа (включите переключатель) остатки из KeyCRM суммируются с количеством из файла импорта. Например, у вас есть товар, у которого в KeyCRM остатки 10 шт., а в файле импорта указано количество 40 шт. После выполнения импорта товару в CRM установится значение остатков 50 шт.

Соответствия колонок

После настройки параметров, необходимо указать какая колонка в таблице отвечать за конкретное поле в товаре или складе. 

Сверху над каждой колонкой есть строка с кнопками «Выбрать», нажмите на неё, чтобы развернуть список всех доступных полей и выберите то, которое соответствует информации в колонке:

Чтобы не перегружать браузер, в этом окне отображается только 20 строк из вашего файла, но после запуска импорта информация подтянется со всех строк. 

Когда убедитесь, что все данные корректно распознаны и выставите соответствие колонок, нажмите кнопку «Импорт», в правом нижнем углу.

Действия после успешного импорта

После импорта вы увидите сообщение об успешном завершении (или получите уведомления на почту, если файл был достаточно большой).

Также в истории импортов появится запись, в которой будет видно:

  • количество импортированных строк;
  • количество обновленных товаров;
  • количество строк, которые не удалось импортировать из-за некорректных данных (наведя на значок «!» вы сможете увидеть в какие именно строки не импортировались, а также причину ошибки);
  • кнопка для отмены импорта (в момент отмены система удалит изменения, которые обновились после импорта. Доступна только в течение 24-х часов, с момента импорта):
    Важно! Если в момент импорта была обновлена закупочная цена товара, то отмена импорта старую цену не вернет. 

Также, в разделе «Движение товаров» появится операция, с типом документа «Импорт»:

В неё можно зайти, чтобы посмотреть детали импорта. Для этого нажмите на тип документа «Импорт №ххх»:

Теги: загрузить остатки, импорт остатков, оприходование, начальные остатки, перенести остатки, залишки
Оцените эту статью