Заботимся о наших пользователях

Установка статусов и изменение групп статусов

KeyCRM использует группы статусов и статусы внутри них для отслеживания позиции заказа. Они присваиваются заказу, в зависимости от его положения.
Автор Андрей Гадай
Обновлено 4 месяца назад

Навигация:

  1. Что такое группы статусов?
  2. Как добавить статус?
  3. Где отображаются статусы в заказе? 
  4. Как выставить максимальное время заказа в статусе? 
  5. Просроченные заказы 

1.Что такое группы статусов?

Это статусы, которые функционально относятся к одной категории, но позволяют уточнить, на каком именно этапе действий сейчас находится заказ. 

Есть 6 базовых групп статусов: новый, выполнено, доставка, производство, согласование, отменено. Группа “новый” не может изменяться, не имеет подстатусов и является ключевой в отчетностях.

Остальные могут добавляться вами. В зависимости от потребностей компании вы можете добавить любые свои статусы для структуризации процесса обработки заказа.

Статус заказа подразумевает собой процесс, в котором заказ находится на данном этапе. То есть правильный статус это "изготавливается", а неправильный "красный", правильный "отправлен", а неправильный "Укрпочта". Если вам нужно сделать особое замечание, вы можете воспользоваться тегами.

 Все действия производятся в горизонтальной функциональной графе: 

  • Столбец “Название” показывает название группы.
  • “Количество статусов” - тут отображается количество статусов в определенной группе.
  • "Максимальное время в статусе" ограничивает время, за которое статус заказа должен быть сменен. 
  • Колонка “Статус” показывает активность данной группы в заказах.
  • "Действия" - редактирование или удаление статуса, если он не относится к тем, которые зарезервированы системой и удалению не подлежат. 

Группа “Согласование” может включать такие статусы: ожидание предоплаты, ожидание ответа на почту, уточняю, нужно превью, наличие подтверждено. 

Группа “Производство”: все заказы от “Нужно сделать” до “Произведено”, а также это могут быть “нужен макет”, “нужно сделать”, “оформляю”, “добавлено в таблицу”, “сделано”, “пазл собран” и прочие. 

По завершению этапа производства товары отправляются в группу “Доставка”. Она состоит из множества вариантов статусов, например, доставляется, отправляется, в пути, передан в доставку, отправлено и т.д. 

Последним этапом на пути товаров к получателю будет группа статусов “Выполнено”, именно она завершает процесс доставки. Заказы, в которые внесен трекинговый код, автоматически отслеживаются KeyCRM. Когда посылка будет доставлена, заказ автоматически будет перенесен системой в группу статусов  “Выполнено”. 

Группа “Отменено” используется при аннулировании заказа.  С помощью определенного статуса вы можете указать причину, по которой был отменен заказ: купил в другом месте, отменен, не устроила доставка, не устроила цена, некорректные данные, нет в наличии, не дозвон. Для большего удобства корректируйте варианты для себя. 

2. Как добавить статус?

Используйте Настройки → Заказы → Статусы для открытия таблицы настроек статусов. 

Мы предлагаем базовый набор статусов, но вы всегда можете отредактировать его и создать свои. Чтобы добавить статус, необходимо кликнуть на кнопку "Добавить статус", пролистав окно настроек статусов вниз.

После откроется форма для заполнения имени статуса и выбора родительской группы (новый, согласование, производство, доставка, выполнено, отменено), а также ограничения времени нахождения заказа в этом статусе.

Нажав “Добавить”, вы сохраните данные. Теперь новый статус отображается в окне настроек. Его можно будет удалить или редактировать в дальнейшем. 

Внимание! Есть три вида статусов, которые зарезервированы системой и удалить их нельзя: Новый, Выполнен, Отменен. Перед тем, как удалить ненужный статус, все заказы, отмеченные им, нужно будет перевести в другой статус. Пока это не сделано, удалить статус не получится. 

3.Где отображаются статусы в заказе?

Открыв “Заказы” в свернутом формате, можно увидеть отображение групп и их статусов. Чтобы осуществить поиск нужного заказа, достаточно в поиске графы “Заказы” ввести его номер. Также заказы можно фильтровать по статусам.

Колонку статусов можно убрать из видимости для конкретной роли, ограничив к ней доступ. Подробнее об этом можно почитать в статье об ограничении доступа к полям заказа.  

В развернутом виде окна заказа статус отображается в первой колонке.

4. Как выставить максимальное время заказа в статусе?

Ограничение сроков нахождение заказа в статусе - это возможность владельцу бизнеса четко контролировать оперативность и своевременность обработки заказов сотрудниками. С учетом того, что каждый этап требует разных затрат по времени, количество дней для каждого статуса можно и даже нужно задать отдельно. Это даст весомые плюсы: 

  • сравнение эффективности менеджеров; 
  • отслеживание, кто из сотрудников не придерживается дедлайнов; 
  • выявление, какие из этапов в цепочке продаж занимают больше всего времени и являются уязвимыми местами в ней. 

Для задания временных рамок перейдите в Настройки → Заказы → Статусы. Теперь нажмите на кнопку редактирования: 

Окно редактирования статуса такое же, как и при добавлении нового статуса. Введите желаемое количество дней в поле "Максимальное время в статусе" и нажмите "Сохранить". 

5. Просроченные заказы 

Если заказ находится в выбранном статусе дольше, чем указано в настройках, в списке заказов рядом со статусом появится вот такой значок: 

Он же появится в развернутом окне информации о заказе: 

Чтобы найти все просроченные заказы, нажмите на значок фильтров рядом с полем ввода в строке поиска: 

В открывшемся окне есть поле выбора просроченных заказов:

Выберите "Только просроченные" и нажмите "Применить". После это появится список всех заказов, у которых просрочен статус. Для удобства этот фильтр можно сохранить, нажав внизу "Сохранить поиск" и выбрав для него название. В окне фильтров появится кнопка, обозначающая сохраненный поиск: 

Используйте статусы в KeyCRM для удобства и порядка в списке заказов!

Оцените эту статью