Заботимся о наших пользователях

Как предоставить и ограничить доступ пользователей к заказам

Если вы хотите разделить зоны ответственности ваших сотрудников по магазинам или этапам обработки заказа, это можно сделать с разграничением доступа. Контролировать качество ведения заказов будет намного легче.
Автор Andriy Gaday
Обновлено 3 месяца назад

Цель использования такой функции - сделать невидимыми те заказы или источники, с которыми определенный сотрудник не работает. KeyCRM предлагает сделать разграничить тремя способами: 

  1. По источникам 
  2. По статусам 
  3. Назначением исполнителя

1. Доступ по источникам

Чтобы отредактировать настройки источников заказов, откройте “Настройки” - “Общие”  - “Источники”. В таблице источников заказов отобразятся все добавленные магазины и маркетплейсы.

Кликнув на изображение карандаша в колонке “Действия”, откроется функциональное окно редактирования информации по выбранному источнику заказов.

Переключитесь в этом окне на вкладку “Доступ пользователей”. 

Сделать это также можно, нажав на пользователей в колонке "Доступ пользователей". Окно сразу откроется на нужной вкладке:

Сделать это также можно, нажав на пользователей в колонке "Доступ пользователей". Окно сразу откроется на нужной вкладке. Данная опция позволяет ограничивать доступ к заказу для конкретного пользователя, независимо от его роли. Теперь отметьте всех или избранных сотрудников, которые будут иметь доступ к информации по конкретному источнику.

Это удобно, например, тогда, когда для каждого источника назначается свой менеджер. Тем самым вы сохраните все настройки доступа для  роли, но сфокусируете работу сотрудников на конкретном источнике. 

2. Ограничение доступа по статусам

Другой способ - ограничить доступ конкретной роли. То есть для всех сотрудников, которые у вас обозначены, например, как Логистика, Производство, Менеджер и т.п. 

Для этого перейдите в Настройки → Доступ → Роли, далее для выбранной роли нажмите "Редактировать" (карандашик в последней колонке). Появится всплывающее окно редактирования, в нем нажмите на "Настройки статусов заказа": 

Это те статусы заказов, которые будут видны для данной роли независимо от источника (если вы не ограничили доступ для конкретного пользователя ранее). Например, заказы, помещенные в производство, или переданные в доставку. 

Вкладка "Доступные статусы для выбора" определит, какие статусы сможет присваивать заказу конкретная роль. Только после этого заказ станет видимым для сотрудников с другой ролью. 

Пример. Заказы в статусе "Новый" видны только для Администратора и Менеджера. После смены статуса на "Передан в производство" его смогут видеть, например, сотрудники с ролью "Швея". После того, как заказ будет готов и его статус сменят на "Готов к отправлению", он станет доступен роли "Логист". 
Внимание! Администраторов убирать из Доступа нельзя, эта роль предусматривает наличие полного доступа ко всем полям по умолчанию. Если хотите ограничить конкретного пользователя такого уровня, лучше смените его роль на "Manager" или другую и выставьте вручную доступ по полям заказа.

После добавления пунктов кликните “Сохранить”.

Доступно также редактирование доступа через настройки заказов. Для этого перейдите в Настройки → Общие → Заказы. Там будет вкладка "Доступ по ролям", где можно выставить галочки просмотра и редактирования отдельных полей в заказе для выбранной роли.

3. Назначение заказа на конкретного сотрудника 

В списке заказов нажимаем на Менеджера в конкретном заказе либо же открываем окно редактирования заказа: 

Из открывшегося списка выберите того пользователя, которому хотите предоставить доступ, и нажмите "Сохранить". Теперь он сможет видеть данный заказ независимо от его статуса и роли. 

То же самое и с Ответственными: 

В отличие от Менеджера, ответственными могут быть сразу несколько человек. Подробнее о том, как выставить для них доступ по полям, здесь

Внимание! Если во вкладке "Права доступа" в Редактировании роли убрать галочку на пункте "Просмотр заказов (всех доступных)", то данный сотрудник с этой ролью сможет видеть только те заказы, которые будут назначены непосредственно на него как на Менеджера или Ответственного. 

И до тех пор, пока администратор не назначит его ответственным на определенный заказ, он не увидит никаких заказов вообще. 

Теперь каждый из сотрудников будет точно знать, сколько заказов у него в зоне ответственности и сможет рассчитать время на их выполнение. 

Каждому сотруднику - свою зону ответственности в KeyCRМ! 

Оцените эту статью